Adjoint(e) aux projets et à l'administration / Project & Administrative Assistant

Poste : adjoint(e) aux projets et à l'administration
Lieu de travail : Westmount, Montréal – 4 jours sur place et 1 jour à distance
Salaire : 58 000 $ – 65 000 $ selon l'expérience

À propos de l'organisation

Notre client est un cabinet de conseil en gestion bien établi dont le siège social est situé à Westmount, à Montréal, et dont la présence mondiale s’étend à plus de 120 pays. Avec une équipe d’environ 16 professionnels, il se spécialise dans le suivi et l’évaluation, la planification stratégique, la gestion axée sur les résultats et l’évaluation de la performance organisationnelle — en collaboration avec des institutions du secteur public, des agences de développement international et des organismes gouvernementaux partout dans le monde. Il s’agit d’une entreprise guidée par des valeurs et engagée sur le plan intellectuel, où l’apprentissage continu est la norme, et non l’exception.

L'offre

Il ne s'agit pas d'un poste administratif classique. En tant que pilier organisationnel d'une équipe de consultation allégée et hautement performante, vous apporterez un soutien concret aux projets, aux opérations et aux livrables destinés aux clients. Vous travaillerez en étroite collaboration avec les consultants seniors et la direction sur des mandats concrets ayant un impact réel, tout en assurant le bon fonctionnement quotidien de l'entreprise.

Responsabilités clés :

Soutien administratif et de bureau
- Fournir un soutien quotidien aux équipes de consultation : notes de réunion, suivi des tâches, relance des échéances et coordination logistique
- Gérer les calendriers, planifier les réunions et coordonner les rendez-vous internes et externes
- Préparer, mettre en forme et relire les documents, présentations et rapports
- Maintenir des systèmes de classement numériques et physiques organisés

Soutien aux projets
- Assurer le suivi des livrables, des échéances et des données administratives pour plusieurs projets en cours
- Aider à la préparation des propositions : mise en forme, contrôle des versions et coordination des soumissions
- Coordonner la logistique des déplacements : réservations de billets d'avion et d'hôtels, exigences en matière de visas, demandes d'avance sur frais de déplacement

Soutien financier et opérationnel
- Aider au suivi des dépenses, à la facturation et à la documentation financière
- Soutenir l'administration des contrats et assurer la liaison avec les fournisseurs de services externes

Coordination interne
- Servir de point de contact principal pour les questions administratives — en interne et avec les consultants externes
- Soutenir l'intégration des nouveaux employés et contribuer à l'amélioration des processus

Ce que nous recherchons :

- Baccalauréat en administration, en commerce, en gestion de bureau ou expérience équivalente
- 2 à 5 ans d'expérience dans un rôle administratif ou de coordination ; une expérience dans le domaine du conseil, des services professionnels, du secteur à but non lucratif ou du développement international constitue un atout majeur
- Maîtrise avancée de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et des outils de collaboration (SharePoint, Teams) — une excellente maîtrise de Word est indispensable
- Souci du détail exceptionnel, sens de l'organisation et capacité à gérer des priorités concurrentes

Veuillez envoyer votre CV en format Word à Maia Slivinschi à l'adresse maia.slivinschi@quantum.ca.

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Numéro du permis CNESST : AP-2000158 et AR-2000157

Toutes les candidatures sont examinées par notre équipe de recrutement, et les décisions d’embauche sont prises par des personnes. Nous pouvons également utiliser des outils dotés d’intelligence artificielle pour soutenir certaines étapes du processus d’examen des candidatures.

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Position: Project & Administrative Assistant
Location: Westmount, Montreal - 4 days on site and 1 remote
Salary: $58K – $65K based on experience

About the organization

Our client is a well-established management consulting firm headquartered in Westmount, Montréal, with a global footprint spanning 120+ countries. With a team of roughly 16 professionals, they specialize in monitoring & evaluation, strategic planning, results-based management, and organizational performance assessment — working with public sector institutions, international development agencies, and government bodies around the world. This is a values-driven, intellectually engaged firm where continuous learning is the norm, not the exception.

The opportunity

This is not a standard administrative role. As the organizational backbone of a lean, high-performing consulting team, you'll provide hands-on support across projects, operations, and client deliverables. You'll work closely with senior consultants and leadership on real mandates with real impact — while keeping the daily engine of the firm running smoothly.

Key responsibilities:

Administrative & office support
- Provide day-to-day support to consulting teams: meeting notes, task tracking, deadline follow-ups, and logistics coordination
- Manage calendars, schedule meetings, and coordinate internal and external appointments
- Prepare, format, and proofread documents, presentations, and reports
- Maintain organized digital and physical filing systems

Project support
- Track deliverables, deadlines, and administrative inputs across multiple active projects
- Assist with proposal preparation: formatting, version control, and submission coordination
- Coordinate travel logistics: airline/hotel bookings, visa requirements, travel advance requests

Financial & operational support
- Assist with expense tracking, invoicing, and financial documentation
- Support contract administration and liaison with external service providers

Internal coordination
- Serve as the main point of contact for administrative queries — internally and with external consultants
- Support onboarding of new staff and contribute to process improvement

What we're looking for:

- Bachelor's degree in administration, business, office management, or equivalent experience
- 2–5 years in an administrative or coordination role; experience in consulting, professional services, non-profit, or international development is a strong asset
- Advanced proficiency in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) and collaboration tools (SharePoint, Teams) — strong Word skills are a must
- Exceptional attention to detail, organizational skills, and ability to manage competing priorities

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CNESST permit numbers:  AP-2000158 & AR-2000157

All applications are reviewed by our recruitment team, and hiring decisions are made by people. We may also use AI-enabled tools to support parts of the application review process.

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