Administrateur(trice) de baux / Leasing Administrator

Poste : administrateur(trice) de baux – gestion immobilière résidentielle
Lieu de travail : Centre-ville de Montréal, QC
Salaire : 55 000 $ – 65 000 $ + prime
Type de poste : permanent ; temps plein ; en présentiel

À propos de l'entreprise

Rejoignez un groupe immobilier privé bien établi, fortement implanté au Canada et aux États-Unis. Fondée il y a plus de 40 ans, cette organisation diversifiée s'est forgé une réputation d'excellence en gestion immobilière et a été reconnue comme l'une des entreprises les mieux gérées au Canada pendant neuf années consécutives. Elle est fière d'offrir un milieu de travail solidaire et axé sur la croissance, où les professionnels soucieux du détail peuvent s'épanouir.

À propos du poste

Nous recherchons un(e) administrateur(trice) des baux pour rejoindre l'équipe de gestion immobilière résidentielle et prendre en charge toutes les activités d'administration des baux pour un portefeuille d'immeubles résidentiels au Québec. Il s'agit d'un poste axé sur les détails et les processus, qui convient à une personne qui s'épanouit dans un environnement dynamique et qui met un point d'honneur à l'exactitude et à l'intégrité de son travail.

Vos tâches :

- Saisir et mettre à jour toutes les conditions de bail, les renouvellements et les transferts dans le système de gestion immobilière (Yardi)
- S'assurer que le système est mis à jour quotidiennement pour les nouveaux baux, les emménagements, les déménagements, les avis et les résiliations
- Préparer les contrats de location, les documents de renouvellement et les documents connexes
- Vérifier l'exactitude et l'exhaustivité de tous les baux
- Tenir à jour des dossiers numériques complets sur les locataires, conformément aux politiques de l'entreprise
- Effectuer des vérifications d'antécédents par l'intermédiaire d'un fournisseur tiers
- Assurer la coordination avec les équipes de location et de gestion immobilière afin de maintenir les dossiers en adéquation avec les besoins opérationnels
- Préparer des rapports pour les équipes de gestion immobilière et de comptabilité
- Appuyer l'équipe comptable dans la production de rapports ponctuels et la réalisation de projets spéciaux, au besoin
- Respecter en tout temps la confidentialité et l'intégrité des données

Ce que nous recherchons :

- Au moins 3 ans d'expérience en administration, idéalement dans la location ou la gestion immobilière
- Expérience avec Yardi ou un autre logiciel de gestion immobilière (atout majeur)
- Solides connaissances de Microsoft Office
- Compréhension des concepts de comptabilité ou de comptes clients (atout)
- Sens exceptionnel du détail et excellentes compétences organisationnelles

Veuillez envoyer votre CV en format Word à Maia Slivinschi à l'adresse maia.slivinschi@quantum.ca.

Numéro du permis CNESST : AP-2000158 et AR-2000157

Toutes les candidatures sont examinées par notre équipe de recrutement, et les décisions d’embauche sont prises par des personnes. Nous pouvons également utiliser des outils dotés d’intelligence artificielle pour soutenir certaines étapes du processus d’examen des candidatures.

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Position: Leasing Administrator – Residential Property Management
Location: Downtown Montreal, QC
Salary: $55,000 – $65,000 + Bonus
Job Type: Permanent; Full-Time; On site

About the Company

Join a well-established, privately held real estate group with a strong presence across Canada and the United States. Founded over 40 years ago, this diversified organization has built a reputation for excellence in property management and has been recognized as one of Canada's Best Managed Companies for nine consecutive years. They pride themselves on a supportive, growth-oriented workplace where detail-driven professionals can thrive.

About the Role

We are looking for a Leasing Administrator to join the residential property management team and take ownership of all lease administration activities for a multi-residential Quebec portfolio. This is a detail-critical, process-driven role suited for someone who thrives in a fast-paced environment and takes pride in the accuracy and integrity of their work.

What You'll Be Doing:

- Enter and maintain all lease terms, renewals, and transfers in the property management system (Yardi)
- Ensure the system is updated daily for new leases, move-ins, move-outs, notices, and terminations
- Prepare lease agreements, renewal documents, and related paperwork
- Review all leases for accuracy and completeness
- Maintain current and complete digital tenant files in compliance with company policies
- Process background checks through a third-party provider
- Coordinate with leasing and property management teams to keep records aligned with operational needs
- Prepare reports for property management and accounting teams
- Support the accounting team with ad hoc reporting and special projects as needed
- Uphold data confidentiality and integrity at all times

What We're Looking For:

- Minimum 3 years of administrative experience, ideally in leasing or property management
- Experience with Yardi or another property management software (strong asset)
- Solid knowledge of Microsoft Office
- Understanding of accounts receivable or accounting concepts (asset)
- Exceptional attention to detail and organizational skills

Please send your resume in Word format to Maia Slivinschi at maia.slivinschi@quantum.ca.

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CNESST permit numbers:  AP-2000158 & AR-2000157

All applications are reviewed by our recruitment team, and hiring decisions are made by people. We may also use AI-enabled tools to support parts of the application review process.

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