Réceptionniste / adjoint(e) administratif(ve) / Receptionist / Administrative Assistant

Poste : réceptionniste / adjoint(e) administratif(ve)
Lieu de travail : Centre-ville de Montréal (sur place)
Salaire : 50 000 $ - 60 000 $
Horaires : du lundi au vendredi – de 8 h à 17 h
Avantages sociaux : 3 semaines de vacances, 5 jours de congé personnel, 5 jours de congé de maladie, allocation de bien-être de 500 $, allocation pour l’abonnement à un centre d’entraînement de 500 $ (dès le premier jour), régime de retraite

Notre client, une entreprise de services financiers, est à la recherche d’un(e) réceptionniste / adjoint(e) administratif(ive) raffinée, professionnelle et très organisée, qui agira à titre de premier point de contact pour les visiteurs, les clients et les employés, tout en fournissant un soutien administratif essentiel pour assurer le bon déroulement des activités quotidiennes du bureau.

Ce poste convient parfaitement à une personne dotée d’une forte présence professionnelle, à l’aise dans un environnement formel en contact avec la clientèle et fière d’offrir un niveau élevé de professionnalisme.

Principales responsabilités :

- Accueillir et aider les visiteurs, en assurant une expérience professionnelle à l’accueil
- Répondre aux appels entrants et aux demandes de renseignements généraux, et les acheminer vers les services concernés
- Gérer les boîtes de réception partagées et coordonner les suivis avec les équipes internes
- Gérer le courrier et la correspondance entrants et sortants
- Gérer l’accès des visiteurs, les registres de sécurité et les laissez-passer
- Préparer et organiser les salles de conférence pour les réunions avec les clients et les réunions internes
- Entretenir les bureaux et les espaces communs de manière professionnelle et organisée
- Commander et gérer les fournitures de bureau et les stocks
- Participer à la coordination des réunions et des événements
- Réserver les déplacements et préparer les rapports de dépenses
- Préparer, mettre en forme et mettre à jour les documents et les présentations
- Fournir un soutien administratif à la haute direction et aux équipes en contact avec la clientèle
- Assurer d’autres tâches administratives au besoin

Exigences :

- Au moins 2 ans d’expérience dans un environnement d’entreprise, de services financiers ou de services professionnels
- Solides compétences en matière de présentation professionnelle et de communication avec la clientèle
- Excellent souci du détail et excellentes capacités d’organisation
- Solides aptitudes à la multitâche dans un environnement structuré
- Maîtrise de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
- Compétences en français parlé et écrit
- Professionnalisme, fiabilité et discrétion, ainsi qu’un bon jugement
- À l’aise de travailler à temps plein sur place dans un milieu de bureau formel

Autre exigence linguistique : anglais
- Niveau de maîtrise requis : avancé
- Raisons justifiant l’exigence linguistique : communication avec les clients, collaboration au sein de l’équipe interne, soutien aux opérations dans une autre région, établissement de relations avec des partenaires ou des intervenants issus de cultures différentes, traduction et interprétation, service à la clientèle
- Fréquence d’utilisation : constante (pour presque toutes les tâches)

Veuillez envoyer votre curriculum vitae en format Word à Cristina Bilbao à l’adresse cristina.bilbao@quantum.ca.

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Numéro du permis CNESST : AP-2000158 et AR-2000157

Toutes les candidatures sont examinées par notre équipe de recrutement, et les décisions d’embauche sont prises par des personnes. Nous pouvons également utiliser des outils dotés d’intelligence artificielle pour soutenir certaines étapes du processus d’examen des candidatures.

Position: Receptionist / Administrative Assistant
Location: Downtown Montreal (On-site)
Salary: $50,000 - $60,000
Schedule: Monday to Friday – 8:00 a.m. to 5:00 p.m. |
Benefits: 3 weeks of vacation, 5 personal days, 5 sick days, $500 wellness allowance, $500 gym allowance (from day one), pension plan

Our client a financial services company is seeking a polished, professional, and highly organized Receptionist / Administrative Assistant to act as the first point of contact for visitors, clients, and employees while providing essential administrative support to ensure smooth daily office operations.

This role is ideal for someone with a strong corporate presence who is comfortable in a formal, client-facing environment and takes pride in delivering a high standard of professionalism.

Key Responsibilities:

- Welcome and assist visitors, ensuring a professional front-desk experience
- Answer and direct incoming calls and general inquiries
- Manage shared inboxes and coordinate follow-ups with internal teams
- Handle incoming and outgoing mail and correspondence
- Manage visitor access, security logs, and access passes
- Prepare and organize conference rooms for client and internal meetings
- Maintain office and shared spaces in a professional and organized manner
- Order and manage office supplies and inventory
- Assist with meeting and event coordination
- Book travel arrangements and prepare expense reports
- Prepare, format, and update documents and presentations
- Provide administrative support to senior leadership and client-facing teams
- Support additional administrative tasks as required

Requirements:

- Minimum 2 years of experience in a corporate, financial services, or professional services environment
- Strong professional presentation and client-facing communication skills
- Excellent attention to detail and organizational abilities
- Strong multitasking skills in a structured environment
- Proficiency in Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
- French spoken and written language skills
- Professional, reliable, and discreet with strong judgment
- Comfortable working full-time on-site in a formal office setting

Other Language Requirement: English
- Level of Proficiency Required: Advanced
- Reasons for Language Requirement: Communication with clients, internal team collaboration, support operations in another region, rapport with partners or stakeholders from different cultures, translation and interpretation, customer support
- Frequency of Use: Constantly (for almost every task)

Please forward your resume in Word format to Cristina Bilbao at cristina.bilbao@quantum.ca.

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CNESST permit numbers:  AP-2000158 & AR-2000157

All applications are reviewed by our recruitment team, and hiring decisions are made by people. We may also use AI-enabled tools to support parts of the application review process.