ref. no.
1002750
type
Onsite
location
Montreal, QC
salary
$25
status
Temporary
Poste : coordonnateur(trice) administratif(ve)
Lieu de travail : Anjou, QC (sur place)
Salaire : 25 $ l’heure
Horaire : temps partiel, 20 heures par semaine
Type de poste : contrat temporaire à durée indéterminée
À propos de l’offre d’emploi
Notre client recherche un(e) coordonnateur(trice) administratif(ve) très organisé(e) et soucieux(se) du détail pour fournir un soutien administratif dans les domaines suivants : services aux employés, coordination du recrutement, intégration des nouveaux employés, production de rapports, communications en milieu de travail et activités d’engagement des employés.
Ce poste est idéal pour un(e) administrateur(trice) expérimenté(e) qui aime coordonner plusieurs priorités, tenir des dossiers précis, gérer la documentation et soutenir les employés, les gestionnaires et les candidats. La personne retenue jouera un rôle clé pour assurer le bon déroulement des processus administratifs quotidiens tout en contribuant à une expérience positive pour les employés.
Responsabilités principales :
- Tenir à jour les dossiers des employés, la documentation et les dossiers confidentiels avec précision.
- Traiter les mises à jour des renseignements sur les employés et veiller à l’exactitude des données dans tous les systèmes internes.
- Coordonner les activités de recrutement, y compris la présélection des candidats, la planification des entrevues et la documentation relative à l’intégration.
- Préparer les lettres d’embauche, les rapports et autres documents administratifs.
- Assister les employés dans leurs demandes administratives et leurs requêtes quotidiennes.
- Coordonner les activités d’intégration, y compris les demandes de carte d’accès et les formalités administratives requises.
- Contribuer aux communications avec les employés, aux activités d’engagement et aux événements en milieu de travail.
- Fournir un soutien administratif pour les initiatives, les réunions et les audits en matière de santé et de sécurité.
- Effectuer des tâches générales d’administration de bureau, de classement, de distribution du courrier et de gestion des documents.
Qualifications :
- Au moins 2 ans d’expérience dans un poste administratif, de coordination de bureau, de service à la clientèle, de soutien à la paie ou dans un rôle connexe.
- Solides compétences en organisation et en gestion du temps, avec un souci du détail exceptionnel.
- Excellentes compétences en communication orale et écrite.
- Capacité à gérer des renseignements confidentiels et sensibles avec professionnalisme et discrétion.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office, notamment Excel, Word et Outlook.
- Capacité à gérer plusieurs priorités et à respecter les échéances dans un environnement au rythme soutenu.
- Solides aptitudes interpersonnelles et sens du service à la clientèle.
Ce que nous recherchons :
Le candidat idéal est une personne qui aime l’administration, la coordination et l’organisation. Vous êtes proactif, soucieux du détail et vous mettez un point d’honneur à vous assurer que les processus, les dossiers et les communications sont gérés avec précision et efficacité.
Pourquoi nous rejoindre?
- Horaires flexibles à temps partiel (20 heures par semaine)
- Rémunération concurrentielle de 25 $ l’heure
- Responsabilités administratives variées et stimulantes
- Environnement de travail collaboratif et solidaire
- Possibilité de contribuer aux programmes destinés aux employés, à l’intégration des nouveaux employés, aux communications et aux initiatives en milieu de travail
Si vous êtes un professionnel de l’administration organisé qui s’épanouit dans un environnement dynamique et qui aime soutenir les gens et les processus, nous serions ravis de vous rencontrer.
Veuillez faire parvenir votre CV à Cristina Bilbao à l’adresse cristina.bilbao@quantum.ca.
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Numéro du permis CNESST : AP-2000158 et AR-2000157
Toutes les candidatures sont examinées par notre équipe de recrutement, et les décisions d’embauche sont prises par des personnes. Nous pouvons également utiliser des outils dotés d’intelligence artificielle pour soutenir certaines étapes du processus d’examen des candidatures.
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Position: Administrative CoordinatorLocation: Anjou, QC (on-site)
Salary: $25.00/hour
Schedule: Part-time, 20 hours per week
Job Type: Temporary Indeterminate Contract
About the Opportunity
Our client is seeking a highly organized and detail-oriented Administrative Coordinator to provide administrative support across employee services, recruitment coordination, onboarding, reporting, workplace communications, and employee engagement activities.
This role is ideal for an experienced administrator who enjoys coordinating multiple priorities, maintaining accurate records, managing documentation, and supporting employees, managers, and candidates. The successful candidate will play a key role in ensuring day-to-day administrative processes run efficiently while contributing to a positive employee experience.
Key Responsibilities:
- Maintain accurate employee records, documentation, and confidential files.
- Process employee information updates and ensure data accuracy across internal systems.
- Coordinate recruitment activities, including candidate pre-screening, interview scheduling, and onboarding documentation.
- Prepare employment letters, reports, and other administrative documents.
- Support employees with administrative inquiries and day-to-day requests.
- Coordinate onboarding activities, including badge requests and required paperwork.
- Assist with employee communications, engagement activities, and workplace events.
- Provide administrative support for Health & Safety initiatives, meetings, and audits.
- Perform general office administration, filing, mail distribution, and document management.
Qualifications:
- Minimum 2 years of experience in an administrative, office coordination, customer service, payroll support, or related role.
- Strong organizational and time-management skills with exceptional attention to detail.
- Excellent verbal and written communication skills.
- Ability to manage confidential and sensitive information with professionalism and discretion.
- Proficiency with Microsoft Office Suite, including Excel, Word, and Outlook.
- Ability to manage multiple priorities and meet deadlines in a fast-paced environment.
- Strong interpersonal skills with a customer-service mindset.
What We're Looking For:
The ideal candidate is someone who enjoys administration, coordination, and organization. You are proactive, detail-oriented, and take pride in ensuring processes, records, and communications are managed accurately and efficiently.
Why Join?
- Flexible part-time schedule (20 hours per week)
- Competitive compensation of $25/hour
- Varied and engaging administrative responsibilities
- Collaborative and supportive work environment
- Opportunity to contribute to employee programs, onboarding, communications, and workplace initiatives
If you are an organized administrative professional who thrives in a dynamic environment and enjoys supporting people and processes, we would love to hear from you.
Please forward your resume to Cristina Bilbao at cristina.bilbao@quantum.ca.
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CNESST permit numbers: AP-2000158 & AR-2000157
All applications are reviewed by our recruitment team, and hiring decisions are made by people. We may also use AI-enabled tools to support parts of the application review process.
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