Responsable de la paie et des ressources humaines / Payroll and HR administrator

Poste : responsable de la paie et des ressources humaines
Lieu de travail : Kirkland, QC (100 % sur site)
Salaire : jusqu’à 45 $ de l’heure
Type de contrat : permanent, temps partiel

Nous recherchons un(e) responsable de la paie et des ressources humaines expérimenté(e) et soucieux(se) du détail pour superviser l’ensemble du processus de paie et gérer les programmes d’avantages sociaux des employés. Ce poste est idéal pour un(e) professionnel(le) chevronné(e) de la paie qui apprécie de travailler de manière autonome, met un point d’honneur à la précision et possède une solide connaissance de la législation canadienne et québécoise en matière de paie.

Sous la responsabilité du vice-président des finances, vous jouerez un rôle clé pour garantir la gestion précise et ponctuelle de la paie, des avantages sociaux et des programmes d’épargne-retraite, tout en respectant le plus haut niveau de confidentialité et de conformité.

Il s’agit d’un poste permanent à temps partiel nécessitant un engagement minimum de deux jours par semaine, avec la possibilité d’heures supplémentaires en fonction de votre expérience, de votre disponibilité et de votre intérêt à soutenir les initiatives en matière de ressources humaines et d’administration de bureau.

Responsabilités

Gestion de la paie

- Traiter l’intégralité du cycle de paie bihebdomadaire avec précision et dans les délais impartis.
- Tenir à jour les dossiers des salariés et les informations relatives à la paie dans le système de paie (Nethris).
- Vérifier et traiter les opérations liées à la paie, notamment : les embauches et les départs, les ajustements salariaux, les avantages imposables, les indemnités de congés payés, les primes et commissions, ainsi que les autres ajustements de paie
- Calculer et traiter les paiements exceptionnels et les ajustements salariaux rétroactifs.
- Préparer et délivrer les relevés d’emploi (RE).
- S’assurer que les retenues sur salaire, les versements et les déclarations de fin d’année sont conformes à la législation fédérale et provinciale applicable.
- Participer aux rapprochements de paie, aux audits et aux processus de fin d’année, notamment les formulaires T4, les relevés 1 et autres obligations déclaratives légales.

Gestion des avantages sociaux et du REER collectif

- Gérer le programme d’avantages sociaux collectifs, y compris les inscriptions des salariés, les modifications, les résiliations et les communications avec les prestataires d’avantages sociaux.
- Coordonner la gestion du programme de REER collectifs, y compris les adhésions, les modifications de cotisations et les versements.
- Répondre aux demandes des salariés concernant la paie, les avantages sociaux, les REER et les retenues sur salaire de manière professionnelle et confidentielle.
- Tenir à jour des dossiers précis sur les rémunérations et les avantages sociaux.

Conformité et rapports

- Veiller au respect constant de la législation canadienne et québécoise en matière de paie, des normes d’emploi et des politiques internes.
- Préparer les rapports relatifs à la paie et aux ressources humaines à l’intention de la direction.
- Analyser les écarts, les tendances et les anomalies de paie, et recommander des mesures correctives le cas échéant.
- Respecter la confidentialité absolue de toutes les informations concernant les salariés, la paie et les avantages sociaux.

Soutien administratif supplémentaire

- Apporter un soutien aux activités des ressources humaines et de l’administration de bureau, en fonction de l’expérience et de la disponibilité.

Exigences

- Au moins 5 ans d’expérience en administration de la paie.
- Solide connaissance de la législation canadienne et québécoise en matière de paie et des normes d’emploi.
- Expérience dans la gestion des régimes d’avantages sociaux collectifs et des programmes d’épargne-retraite des employés.
- Le titre de PCP (Payroll Compliance Practitioner) est considéré comme un atout majeur.
- Une expérience avec les logiciels de paie, en particulier Nethris, constitue un atout.
- Bonne maîtrise de Microsoft Excel.
- Sens aigu du détail et excellentes compétences organisationnelles.
- Haut niveau d’intégrité et de professionnalisme dans le traitement des informations confidentielles.
- Solides capacités d’analyse et de résolution de problèmes.
- Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles, tant en français qu’en anglais.
- Capacité à travailler de manière autonome et à gérer efficacement plusieurs priorités.

Autres exigences linguistiques : anglais

- Niveau de maîtrise requis : avancé
- Raison de l’exigence linguistique : communication avec les clients et collaboration avec les équipes internes.
- Fréquence d’utilisation : constante (pour presque toutes les tâches).

Avantages

- Rémunération horaire compétitive pouvant atteindre 45 $ de l’heure.
- Horaires à temps partiel permanents offrant flexibilité et équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
- Possibilité de travailler de manière autonome au sein d’un service de paie et de ressources humaines de confiance.
- Expérience dans les domaines de la paie, des avantages sociaux, des ressources humaines et des responsabilités administratives.
- Environnement de travail collaboratif et professionnel.
- Possibilité de contribuer au succès de l’organisation grâce à une fonction essentielle de soutien aux employés.

Si vous êtes un(e) professionnel(le) de la paie attaché(e) à la précision, à la confidentialité et au respect des réglementations, et que vous recherchez un poste à temps partiel flexible où votre expertise aura un impact significatif, nous vous encourageons à postuler.

Pour postuler, veuillez envoyer votre CV à Sofia Naranjo à l’adresse suivante : sofia.naranjo@quantum.ca

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Numéro du permis CNESST : AP-2000158 et AR-2000157

Toutes les candidatures sont examinées par notre équipe de recrutement, et les décisions d’embauche sont prises par des personnes. Nous pouvons également utiliser des outils dotés d’intelligence artificielle pour soutenir certaines étapes du processus d’examen des candidatures.

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Position: Payroll and HR administrator 
Location: Kirkland, QC (100% On-Site)
Salary: Up to $45 per hour
Job Type: permanent, Part-Time

We are seeking an experienced and detail-oriented Payroll & HR Administrator to oversee the complete payroll process and administer employee benefits programs. This role is ideal for a seasoned payroll professional who enjoys working independently, takes pride in accuracy, and possesses a strong understanding of Canadian and Québec payroll legislation.

Reporting to the Vice-President of Finance, you will play a key role in ensuring the accurate and timely administration of payroll, benefits, and retirement savings programs while maintaining the highest level of confidentiality and compliance.

This is a permanent part-time opportunity requiring a minimum commitment of two days per week, with the potential for additional hours based on experience, availability, and interest in supporting Human Resources and Office Administration initiatives.

Responsibilities

Payroll Administration

- Process the complete bi-weekly payroll cycle accurately and on schedule.
- Maintain employee records and payroll information within the payroll system (Nethris).
- Verify and process payroll-related transactions, including: New hires and terminations, Salary adjustments, Taxable benefits, Vacation pay, Bonuses and commissions, Other payroll adjustments
- Calculate and process special payments and retroactive pay adjustments.
- Prepare and issue Records of Employment (ROEs).
- Ensure payroll deductions, remittances, and year-end reporting comply with applicable federal and provincial legislation.
- Assist with payroll reconciliations, audits, and year-end processes, including T4s, Relevé 1s, and other statutory reporting requirements.

Benefits & Group RRSP Administration

- Administer the group benefits program, including employee enrollments, modifications, terminations, and communications with benefit providers.
- Coordinate the administration of the Group RRSP program, including enrollments, contribution changes, and remittances.
- Respond to employee inquiries regarding payroll, benefits, RRSPs, and payroll deductions in a professional and confidential manner.
- Maintain accurate compensation and benefits records.

Compliance & Reporting

- Ensure ongoing compliance with Canadian and Québec payroll legislation, employment standards, and internal policies.
- Prepare payroll and HR-related reports for management.
- Analyze payroll variances, trends, and discrepancies and recommend corrective actions when appropriate.
- Maintain strict confidentiality of all employee, payroll, and benefits information.

Additional Administrative Support

- Provide support to Human Resources and Office Administration activities, depending on experience and availability.

Requirements

- Minimum of 5 years of payroll administration experience.
- Strong knowledge of Canadian and Québec payroll legislation and employment standards.
- Experience administering employee group benefits and retirement savings programs.
- PCP (Payroll Compliance Practitioner) designation is considered a strong asset.
- Experience with payroll software, particularly Nethris, is an asset.
- Good working knowledge of Microsoft Excel.
- Exceptional attention to detail and strong organizational skills.
- High level of integrity and professionalism when handling confidential information.
- Strong analytical and problem-solving abilities.
- Excellent communication and interpersonal skills in both French and English.
- Ability to work independently and manage multiple priorities effectively.

Other Language Requirements: English

- Required proficiency level: Advanced
- Reason for the language requirement: Communication with clients and collaboration with internal teams.
- Frequency of use: Constantly (for almost every task).

Benefits

- Competitive hourly compensation of up to $45 per hour.
- Permanent part-time schedule offering flexibility and work-life balance.
- Opportunity to work autonomously in a trusted payroll and HR function.
- Exposure to payroll, benefits, HR, and administrative responsibilities.
- Collaborative and professional work environment.
- Opportunity to contribute to organizational success through a critical employee-support function.

If you are a payroll professional who values accuracy, confidentiality, and compliance, and are looking for a flexible part-time opportunity where your expertise will make a meaningful impact, we encourage you to apply.

To apply, please send your resume to Sofia Naranjo at sofia.naranjo@quantum.ca

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CNESST permit numbers:  AP-2000158 et AR-2000157

All applications are reviewed by our recruitment team, and hiring decisions are made by people. We may also use AI-enabled tools to support parts of the application review process.

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