Spécialiste de la paie (paie au Canada et aux États-Unis) / Payroll Specialist (Canada & U.S. Payroll)

Poste : spécialiste de la paie (paie au Canada et aux États-Unis)
Lieu de travail : Dorval, QC (mode hybride – 2 jours par semaine au bureau)
Salaire : jusqu’à 75 000 $ CA
Type de poste : permanent, temps plein

Brève description du poste

Nous recherchons un spécialiste en paie soucieux du détail et respectueux des échéances pour soutenir les opérations de paie au Canada et aux États-Unis. Le titulaire de ce poste est chargé de traiter la paie bimensuelle, de tenir à jour les dossiers de paie, de veiller au respect de la réglementation en matière de paie et d’offrir un soutien exceptionnel aux employés pour toute question liée à la paie.

Le candidat idéal possède une expérience pratique de la paie tant au Canada qu’aux États-Unis, de solides compétences analytiques et la capacité de gérer plusieurs priorités dans un environnement au rythme soutenu. Une expérience en paie internationale et avec Dayforce constitue un atout majeur.

Responsabilités :

- Traiter de bout en bout la paie bimensuelle des employés canadiens et américains, y compris les gains, les retenues, les rajustements, les primes, les remboursements et les avantages imposables.
- Examiner et valider les données de paie et les changements concernant les employés, en veillant à l’exactitude, à l’exhaustivité, aux approbations et au respect des échéances de paie.
- Assurer la coordination avec les fournisseurs de services de paie internationaux et soumettre les mises à jour requises sur les employés, les calendriers de paie, les renseignements sur les congés et la documentation propre à chaque pays.
- Soutenir les activités de paie liées aux expatriés et aux employés transfrontaliers, y compris la paie fictive, les calendriers de déplacement, les ajustements d’égalisation fiscale et le traitement de la paie de fin d’année.
- Collaborer avec les Ressources humaines pour résoudre les écarts de paie, mettre à jour les dossiers des employés, traiter les approbations manquantes et régler les problèmes liés à la gestion du temps de travail.
- Tenir à jour des dossiers de paie précis et la documentation d’appui conformément aux politiques de l’entreprise, aux exigences d’audit et à la réglementation en matière de paie.
- Répondre aux demandes des employés concernant les relevés de paie, le dépôt direct, les retenues d’impôt, les déductions, les avantages sociaux et les calendriers de paiement.
- Participer aux audits de paie, aux rapprochements de paie, à l’analyse des écarts et aux processus de paie de fin d’année.
- Appuyer les activités comptables de fin de mois, de fin de trimestre et de fin d’année liées à la paie, y compris les écritures comptables, la comptabilisation des primes et les rapprochements du bilan.
- Traiter et examiner les factures liées à la paie, aux ressources humaines et aux avantages sociaux, y compris le codage, les approbations et les demandes de paiement.
- Préparer les rapports de paie et la documentation requise pour les vérifications internes et externes.
- Contribuer à l’amélioration des processus, des procédures et de la documentation relatifs à la paie afin de favoriser l’efficacité et la cohérence.
- Assurer la confidentialité absolue des renseignements relatifs à la paie et aux employés.
- Accomplir d’autres tâches liées à la paie et aux ressources humaines, au besoin.

Exigences :

Formation et expérience
- Un baccalauréat en comptabilité, en finance, en économie ou dans un domaine connexe, ou combinaison équivalente de formation et d’expérience.
- Au moins 2 à 3 ans d’expérience en paie, y compris le traitement de la paie et la production de rapports.
- Une expérience avérée dans le traitement de la paie aux États-Unis est requise.
- Une expérience en traitement de la paie canadienne.
- Une certification en paie (CPA, PCP, CPP, FPC ou titre équivalent en paie) est considérée comme un atout.
- Une expérience en paie internationale est un atout.
- Une expérience avec Dayforce ou des systèmes de paie similaires.
- Une maîtrise avancée de Microsoft Excel et des applications Microsoft Office.

Compétences et aptitudes
- Souci exceptionnel du détail et engagement envers la précision.
- Solides compétences organisationnelles et capacité à gérer des priorités concurrentes ainsi que les échéances liées à la paie.
- Excellentes capacités d’analyse et de résolution de problèmes.
- Capacité à travailler de façon autonome tout en collaborant efficacement au sein d’une équipe.
- Solides compétences en communication écrite et verbale.
- Professionnalisme, discrétion et capacité à traiter des renseignements hautement confidentiels.
- Maîtrise du français (écrit et parlé).
- Connaissance du français.

Autre exigence linguistique : anglais
- Niveau de maîtrise requis : avancé
- Raisons de l’exigence linguistique : collaboration au sein de l’équipe interne, soutien aux opérations dans une autre région
- Fréquence d’utilisation : constamment (pour presque toutes les tâches)

Avantages :

- Salaire concurrentiel pouvant atteindre 75 000 $.
- Modèle de travail hybride avec 2 jours par semaine au bureau.
- Expérience des opérations de paie au Canada, aux États-Unis et à l’échelle internationale.
- Possibilité de travailler dans un environnement collaboratif et solidaire.
- Possibilités de perfectionnement professionnel et d’apprentissage.
- Poste permanent à temps plein et stable, offrant des perspectives d’évolution.
- Expérience complète en paie, en ressources humaines et en comptabilité.

Veuillez envoyer votre CV en format Word à Sofia Naranjo à l’adresse sofia.naranjo@quantum.ca.

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Numéro du permis CNESST : AP-2000158 et AR-2000157

Toutes les candidatures sont examinées par notre équipe de recrutement, et les décisions d’embauche sont prises par des personnes. Nous pouvons également utiliser des outils dotés d’intelligence artificielle pour soutenir certaines étapes du processus d’examen des candidatures.

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Position: Payroll Specialist (Canada & U.S. Payroll)
Location: Dorval, QC (Hybrid – 2 days per week in office)
Salary: Up to $75,000 CAD
Job Type: Permanent, Full-time

Brief Description of the Role

We are seeking a detail-oriented and deadline-driven Payroll Specialist to support payroll operations across Canada and the United States. This role is responsible for processing semi-monthly payroll, maintaining payroll records, ensuring compliance with payroll regulations, and providing exceptional support to employees on payroll-related inquiries.

The ideal candidate has hands-on experience with both Canadian and U.S. payroll, strong analytical skills, and the ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment. Experience with international payroll and Dayforce is considered a strong asset.

Responsibilities:

- Process end-to-end semi-monthly payroll for Canadian and U.S. employees, including earnings, deductions, adjustments, bonuses, reimbursements, and taxable benefits.
- Review and validate payroll inputs and employee changes, ensuring accuracy, completeness, approvals, and compliance with payroll deadlines.
- Coordinate with international payroll providers and submit required employee updates, payroll calendars, leave information, and country-specific documentation.
- Support expatriate and cross-border payroll activities, including shadow payroll, travel calendars, tax equalization adjustments, and year-end payroll processing.
- Partner with Human Resources to resolve payroll discrepancies, employee record updates, missing approvals, and timekeeping issues.
- Maintain accurate payroll records and supporting documentation in accordance with company policies, audit requirements, and payroll regulations.
- Respond to employee inquiries regarding pay statements, direct deposit, tax withholdings, deductions, benefits, and payment schedules.
- Assist with payroll audits, payroll reconciliations, variance analysis, and year-end payroll processes.
- Support month-end, quarter-end, and year-end accounting activities related to payroll, including journal entries, bonus accruals, and balance sheet reconciliations.
- Process and review payroll, HR, and benefits-related invoices, including coding, approvals, and payment requests.
- Prepare payroll reports and documentation required for internal and external audits.
- Contribute to payroll process improvements, procedures, and documentation to promote efficiency and consistency.
- Ensure strict confidentiality of payroll and employee information.
- Perform additional payroll and HR-related duties as required.

Requirements:

Education & Experience
- Bachelor's degree in Accounting, Finance, Economics, or a related field, or equivalent combination of education and experience.
- Minimum 2 to 3 years of payroll experience, including payroll processing and reporting.
- Demonstrated experience processing U.S. payroll is required.
- Experience processing Canadian payroll.
- Payroll certification (CPA, PCP, CPP, FPC, or equivalent payroll designation) is considered an asset.
- International payroll experience is an asset.
- Experience with Dayforce or similar payroll systems.
- Advanced proficiency with Microsoft Excel and Microsoft Office applications.

Skills & Competencies
- Exceptional attention to detail and commitment to accuracy.
- Strong organizational skills with the ability to manage competing priorities and payroll deadlines.
- Excellent analytical and problem-solving abilities.
- Ability to work independently while collaborating effectively within a team environment.
- Strong written and verbal communication skills.
- Professional, discreet, and able to handle highly confidential information.
- Fluent French communication skills (written and spoken).
- Knowledge of French.

Other Language Requirement: English
- Level of Proficiency Required: Advanced
- Reasons for Language Requirement: Internal team collaboration, support operations in another region
- Frequency of Use: Constantly (for almost every task)

Benefits:

- Competitive salary of up to $75,000 CAD.
- Hybrid work model with 2 days per week in the office.
- Exposure to Canadian, U.S., and international payroll operations.
- Opportunity to work in a collaborative and supportive environment.
- Professional development and learning opportunities.
- Stable, permanent full-time position with growth potential.
- Comprehensive payroll, HR, and accounting exposure.

Please send your resume in Word format to Sofia Naranjo at sofia.naranjo@quantum.ca.

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CNESST permit numbers:  AP-2000158 & AR-2000157

All applications are reviewed by our recruitment team, and hiring decisions are made by people. We may also use AI-enabled tools to support parts of the application review process.


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