Coordonnateur administratif / Administrative Coordinator

Poste : coordonnateur administratif
Lieu de travail : Centre-ville de Montréal
Salaire : jusqu'à 65 000 $, selon l'expérience + excellents avantages sociaux
Horaire hybride : 4 jours au bureau / 1 jour à distance

Notre client, une organisation respectée et animée par une mission, recherche un(e) coordonnateur(trice) administratif(ve) très organisé(e) et discret(e) pour jouer un rôle clé dans le soutien des activités de la haute direction et de la gouvernance d'entreprise. Il s'agit d'une excellente opportunité pour un(e) professionnel(le) administratif(ve) expérimenté(e) qui s'épanouit dans un environnement structuré mais dynamique et qui aime être au cœur des opérations.

Le candidat idéal :

- Diplôme en administration de bureau (DEC), baccalauréat ou toute autre formation pertinente
- Au moins 3 ans d'expérience en tant qu'adjoint administratif ou dans un poste similaire
- Maîtrise approfondie de Microsoft Office 365

Principales responsabilités :

- Assister le directeur général dans les tâches administratives et de coordination quotidiennes.
- Organiser les réunions, les déplacements et la logistique.
- Contribuer à la planification, à la coordination et au suivi des réunions du conseil d'administration et des assemblées des membres.
- Préparer, réviser, mettre en forme, archiver et distribuer les documents officiels, y compris les procès-verbaux, les résolutions, les présentations et les rapports.
- Rédiger et envoyer des résumés et des communications aux membres du conseil d'administration et aux membres de l'organisation.
- Aider au processus d'élection annuel du conseil d'administration et aux procédures de vote lors des assemblées des membres.
- Tenir à jour et mettre à jour les bases de données relatives au conseil d'administration.
- Examiner, mettre en forme et relire les documents liés aux activités du département.
- Saisir les bons de commande et les factures dans le système comptable.
- Coordonner les préparatifs de voyage (hébergement, location de voitures, etc.).
- Participer aux assemblées annuelles de l'organisation et à d'autres événements, selon les besoins.
- Accomplir toute autre tâche assignée par le supérieur hiérarchique direct.

Compétences essentielles :

- Sens aigu de la discrétion, du jugement et du professionnalisme
- Excellentes compétences en matière d'organisation et de gestion du temps
- Grand sens de la précision, souci du détail et qualité
- Capacité à s'adapter, à gérer les priorités et à respecter les délais
- Solides compétences interpersonnelles et capacité à travailler en collaboration avec des collègues, des membres et des partenaires externes
- Esprit axé sur les clients et les membres
- Désir de contribuer à l'évolution et au succès continus de l'organisation

Comment postuler :

Les candidats intéressés sont invités à envoyer leur candidature à Chloe Fleurant à chloe.fleurant@quantum.ca.

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Numéro du permis CNESST : AP-2000158 et AR-2000157

Toutes les candidatures sont examinées par notre équipe de recrutement, et les décisions d’embauche sont prises par des personnes. Nous pouvons également utiliser des outils dotés d’intelligence artificielle pour soutenir certaines étapes du processus d’examen des candidatures.

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Position: Administrative Coordinator
Location: Downtown Montreal
Salary: Up to $65,000, based on experience + excellent benefits
Hybrid: 4 days in office / 1 day remote

Our client, a respected and mission-driven organization, is seeking a highly organized and discreet Administrative Coordinator to play a key role in supporting senior leadership and corporate governance activities. This is an excellent opportunity for an experienced administrative professional who thrives in a structured yet dynamic environment and enjoys being at the center of operations.

The Ideal Candidate:

- Diploma in Office Administration (DEC), Bachelor’s degree, or any other relevant education
- Minimum 3+years of experience as an administrative assistant or in a similar role
- Strong proficiency with Microsoft Office 365

Key Responsibilities:

- Support the Director General with day-to-day administrative and coordination tasks.
- Organize meetings, travel arrangements, and logistics.
- Contribute to the planning, coordination, and follow-up of Board of Directors’ meetings and members’ assemblies.
- Prepare, revise, format, archive, and distribute official documents including minutes, resolutions, presentations, and reports.
- Draft and send summaries and communications to Board members and organizational members.
- Assist with annual Board election processes and voting procedures during members’ assemblies.
- Maintain and update databases related to the Board of Directors.
- Review, format, and proofread documents related to departmental activities.
- Enter purchase orders and invoices into the accounting system.
- Coordinate travel arrangements (accommodations, car rentals, etc.).
- Participate in the organization’s annual assemblies and other events as required.
- Perform any other duties assigned by the immediate supervisor.

How to Apply:

Interested candidates are invited to submit their application to Chloe Fleurant at chloe.fleurant@quantum.ca.

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CNESST permit numbers: AP-2000158 & AR-2000157