Adjoint(e) de direction auprès d’un associé – cabinet d’avocats de premier plan – Montréal, 3 jours sur place – jusqu’à 90 k$/ Executive Assistant for a Partner – Top Law Firm – Montreal, 3 days on site – Up to $90K

Poste : adjoint(e) de direction
Lieu de travail : Centre-ville de Montréal, mode de travail hybride
Salaire : Rémunération concurrentielle en fonction de l’expérience
Avantages : 3 à 4 semaines de vacances + 10 jours de congé payé + cotisation équivalente à celle de l’employé au REER et avantages sociaux entièrement pris en charge

Rejoignez une équipe de soutien clé au sein d’un cabinet d’avocats de premier plan situé au centre-ville de Montréal, où vous travaillerez directement avec un associé de haut niveau dans un environnement dynamique et hautement performant. Il s’agit d’une occasion de mettre à profit votre expertise en soutien de direction au cœur d’un cabinet d’avocats de premier plan, tout en bénéficiant d’un horaire hybride comprenant trois jours sur place.

À propos du poste :

Dans ce rôle, vous agirez à titre de principal point de coordination et de soutien auprès d’un associé principal, en veillant à ce que son temps, ses priorités et ses engagements envers les clients soient gérés avec précision. Vous gérerez des documents juridiques complexes, des agendas chargés et des communications sensibles avec les clients, permettant ainsi à l’associé d’opérer avec une efficacité maximale. Votre travail aura un impact direct sur la qualité du service à la clientèle, l’efficacité interne et le bon fonctionnement d’un cabinet d’avocats très actif.

Responsabilités clés :

- Préparer, mettre en forme et relire des documents juridiques complexes, de la correspondance et des présentations.
- Gérer l’agenda et la boîte de réception de l’associé, notamment en établissant l’ordre de priorité des demandes, en résolvant les conflits d’horaires et en veillant à ce que les suivis soient effectués.
- Coordonner les réunions internes et externes, y compris la logistique des réunions hybrides et sur place, la préparation des documents et la mise en place des équipements technologiques.
- Organiser et gérer les itinéraires de voyage, l’hébergement et la logistique connexe pour les déplacements nationaux et internationaux.
- Agir à titre de point de contact principal pour les clients, en traitant les demandes de renseignements, en transmettant l’information et en assurant une expérience client professionnelle.
- Assurer le suivi des échéances, des délais de prescription et des étapes clés, en veillant à ce que l’associé soit parfaitement préparé et informé.
- Soutenir les processus de facturation en préparant les pré-factures, en gérant la saisie des heures et en assurant la liaison avec le service de la comptabilité pour résoudre les problèmes.
- Tenir à jour des dossiers électroniques et physiques organisés, en veillant à ce que les documents soient correctement classés, mis à jour et accessibles, tout en préservant la confidentialité.

Exigences clés :

- Expérience significative en tant qu’adjoint(e) de direction ou adjoint(e) juridique auprès de cadres supérieurs dans un environnement de services professionnels.
- Expertise avérée en gestion avancée de l’agenda et de la boîte de réception pour des cadres supérieurs ou des associés.
- Capacité avérée à préparer, mettre en forme et relire des documents juridiques ou professionnels complexes avec un grand souci du détail.
- Forte orientation vers le service à la clientèle et expérience dans la gestion des communications professionnelles avec les clients.
- Capacité avérée à gérer plusieurs priorités, échéances et changements de dernière minute dans un environnement au rythme soutenu.
- Grand sens de la discrétion et professionnalisme dans le traitement de l’information confidentielle et sensible.
- Maîtrise approfondie de la suite Microsoft Office (Word, Outlook, Excel, PowerPoint) et aisance dans l’utilisation d’outils de gestion de la pratique juridique ou professionnelle.
- Maîtrise du français.

Autre exigence linguistique : anglais
- Niveau de maîtrise requis : avancé
- Raisons de l’exigence linguistique : communication avec les clients, collaboration au sein de l’équipe interne, soutien aux opérations dans une autre région, traduction et interprétation
- Fréquence d’utilisation : constamment (pour presque toutes les tâches)

Si vous êtes une adjointe de direction très organisée qui s’épanouit dans un environnement professionnel exigeant, ce poste vous offre l’occasion d’avoir un impact significatif en appuyant un associé de premier plan au sein d’un cabinet d’avocats de premier plan à Montréal. Postulez dès maintenant auprès de Maia Slivinschi à l’adresse maia.slivinschi@quantum.ca pour en savoir plus sur cette opportunité.