Adjoint au gestionnaire immobilier / Assistant Property Manager APM

Poste : adjoint au gestionnaire immobilier
Lieu de travail : Dorval – mode hybride
Salaire : 75 000 $
Type de poste : permanent

Résumé du poste

L'adjoint au gestionnaire immobilier contribue à la bonne marche opérationnelle, financière et relationnelle d'un portefeuille immobilier canadien qui lui est confié. Travaillant en étroite collaboration avec la direction et les équipes de gestion immobilière, ce poste est essentiel aux opérations quotidiennes, aux relations avec les locataires, à l'administration financière et à la conformité.

Il s'agit d'un poste pratique, axé sur la coordination, offrant une large exposition à la gestion immobilière tout en contribuant à la création de valeur à long terme et à des projets spéciaux.

Responsabilités :

Opérations immobilières
- Assurer l'intégrité opérationnelle quotidienne des immeubles assignés
- Assurer la coordination avec les équipes sur site et les fournisseurs
- Apporter son aide pour les contrats de service et les projets d'investissement
- Contribuer aux initiatives de rentabilité et ESG
- Soutenir les activités de conformité et de diligence raisonnable
- Assurer une assistance sur appel pour les questions urgentes, selon les besoins

Relations avec les locataires
- Servir de contact principal pour les locataires, de la signature du bail jusqu'à son expiration
- Soutenir l'intégration des locataires et la gestion des baux
- Coordonner la communication avec les locataires et gérer les plateformes
- Soutenir les initiatives visant à améliorer la satisfaction des locataires

Gestion financière
- Préparer les budgets immobiliers et les plans d'affaires
- Participer à la révision des prévisions concernant les dépenses d'entretien et de rénovation ainsi que les dépenses d'investissement
- Produire des rapports opérationnels et financiers mensuels
- Soutenir les processus annuels de rapprochement des dépenses
- S'assurer que les charges sont refacturées aux locataires comme requis
- Surveiller et résoudre les problèmes liés aux comptes clients et fournisseurs
- Aider à l'établissement des rapports pour le propriétaire, à l'analyse des écarts et aux évaluations

Location et marketing
- Soutenir les visites des biens et maintenir les espaces vacants prêts à être présentés
- Aider aux négociations de baux et à l'analyse des dépenses
- Surveiller les conditions du marché et de la communauté
- Participer à des événements immobiliers industriels et aéroportuaires

Gestion des risques
- Tenir à jour les listes de locataires et de contacts d'urgence
- Mettre en œuvre des plans d'intervention d'urgence
- Coordonner les exercices d'évacuation incendie et les formations à la sécurité
- Identifier et traiter les problèmes liés à la sécurité des personnes
- Participer aux visites des assureurs et aux actions de suivi

Administration
- Lancer des appels d'offres et gérer les contrats de services immobiliers
- Tenir à jour la documentation et les dossiers de conformité
- Effectuer des inspections immobilières et rédiger des rapports
- Gérer les documents relatifs à l'emménagement et au déménagement des locataires
- Coordonner les travaux de modification demandés par les locataires et les projets spéciaux

Qualifications :

- Maîtrise de Microsoft Office (la maîtrise de Yardi est un atout)
- 2 à 3 ans d'expérience dans le soutien à la gestion immobilière
- Baccalauréat ou expérience équivalent
- Excellentes compétences en communication écrite et orale
- Accès à un véhicule requis pour les déplacements sur site
- Habilitation de sécurité requise en fonction des besoins du portefeuille

Avantages :

- Assurance collective dès le premier jour
- Jours de vacances + 10 jours de congés payés
- Compte bien-être (salle de sport, yoga, fournitures pour chiens, etc.)
- Contribution au REER
- Travail hybride
- Prime annuelle

Veuillez envoyer votre CV au format Word à Naranjo à l'adresse sofia.naranjo@quantum.ca.

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Numéro du permis CNESST : AP-2000158 et AR-2000157

Toutes les candidatures sont examinées par notre équipe de recrutement, et les décisions d’embauche sont prises par des personnes. Nous pouvons également utiliser des outils dotés d’intelligence artificielle pour soutenir certaines étapes du processus d’examen des candidatures.

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Position: Assistant Property Manager
Location: Dorval – Hybrid
Salary: $75,000
Job Type: Permanent

Position Summary

The Assistant Property Manager supports the operational, financial, and tenant-related performance of an assigned Canadian property portfolio. Working closely with senior leadership and property management teams, this role is essential to daily operations, tenant relations, financial administration, and compliance.

This is a hands-on, coordination-focused position offering broad exposure to property management while contributing to long-term value creation and special projects.

Responsibilities:

Property Operations
- Support day-to-day operational integrity of assigned properties
- Coordinate with site teams and vendors
- Assist with service contracts and capital projects
- Contribute to cost-efficiency and ESG initiatives
- Support compliance and due diligence activities
- Provide on-call support for urgent matters as required

Tenant Relations
- Serve as a key tenant contact from lease execution through expiry
- Support tenant onboarding and lease administration
- Coordinate tenant communications and maintain platforms
- Support tenant satisfaction initiatives

Financial Management
- Prepare property budgets and business plans
- Assist with reforecasting R&M and capital expenses
- Produce monthly operational and financial reports
- Support annual expense reconciliation processes
- Ensure utilities are billed back to tenants as required
- Monitor and resolve AR/AP issues
- Assist with owner reporting, variance analysis, and appraisals

Leasing and Marketing
- Support property tours and maintain show-ready vacant spaces
- Assist with lease negotiations and expense analysis
- Monitor market and community conditions
- Participate in industrial and airport real estate events

Risk Management
- Maintain current tenant and emergency contact lists
- Implement emergency response plans
- Coordinate fire drills and safety training
- Identify and address life safety issues
- Assist with insurer visits and follow-up actions

Administration
- Bid and manage property service contracts
- Maintain organized documentation and compliance records
- Conduct property inspections and reports
- Manage tenant move-in/move-out documentation
- Coordinate tenant alterations and special projects

Qualifications:

- Proficiency in Microsoft Office (Yardi an asset)
- 2–3 years of experience in property management support
- Bachelor’s degree or equivalent experience
- Strong written and verbal communication skills
- Access to vehicle required for site travel
- Security clearance required based on portfolio needs

Benefits:

- Group Insurance from day one
- Vacation days + 10 PTO days
- Wellness account (gym, yoga, dog supplies, etc.)
- RRSP match
- Hybrid work
- Annual Bonus

Please send your resume in Word format to Naranjo at sofia.naranjo@quantum.ca.

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CNESST permit numbers:  AP-2000158 & AR-2000157

All applications are reviewed by our recruitment team, and hiring decisions are made by people. We may also use AI-enabled tools to support parts of the application review process.

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