Adjoint de direction au président / Executive Assistant to President

Poste : adjoint(e) de direction du président
Lieu de travail : Centre-ville (sur place – 5 jours/semaine)
Salaire : 85 000 $ à 90 000 $ + prime
Avantages : avantages sociaux complets, stationnement fourni

Aperçu du poste :

Nous recherchons un(e) adjoint(e) de direction très organisé(e) et soucieux(se) du détail pour assister notre président (70 %), notre contrôleur (15 %) et notre vice-président (15 %). Il s'agit d'un poste essentiel et très visible qui exige du professionnalisme, de la discrétion, de solides compétences en communication et la capacité de gérer à la fois des tâches administratives de niveau exécutif et des responsabilités comptables légères.

Principales responsabilités :

Assistance administrative et de direction
- Servir de premier point de contact pour le président
- Gérer l'agenda, les courriels, la correspondance et les priorités administratives quotidiennes
- Générer des rapports et vérifier les présentations
- Préparer des présentations PowerPoint pour les réunions de direction
- Organiser des réunions et des événements d'entreprise (réservation de salles de conférence, installation audiovisuelle, restauration)
- Organiser les déplacements, les réservations d'hôtel et gérer les comptes de dépenses
- Rédiger les comptes rendus des réunions
- Produire et distribuer des rapports quotidiens, hebdomadaires et mensuels
- Assister les visiteurs internes et externes
- Préserver la confidentialité des informations sensibles de l'entreprise
- Communiquer verbalement avec les investisseurs si nécessaire

Assistance administrative et opérationnelle
- Commander des fournitures de bureau
- Aider au dépannage des équipements de base
- Veiller au maintien d'une image professionnelle de l'entreprise

Marketing et communication
- Gérer les plateformes de réseaux sociaux
- Mettre à jour le contenu du site web
- Effectuer des recherches sur Internet
- Création de bulletins et de réponses automatiques
- Développement de soutien marketing

Assistance comptable et financière
- Traitement des notes de frais
- Émission de chèques
- Saisie des données relatives aux dettes et aux créances (faible volume)
- Assistance à la préparation des rapports financiers et des documents officiels

Qualifications et compétences :

- Au moins 5 ans d'expérience dans un poste similaire d'assistance de direction
- Expérience dans la gestion de tâches comptables (dettes/créances, notes de frais, chèques)
- Une expérience dans le secteur financier ou immobilier est un atout
- La connaissance d'Accomba est un atout
- Excellentes compétences en communication écrite et orale
- Présentation et comportement professionnels
- Très organisé(e) et capable de mener plusieurs tâches de front
- Soucieux(se) du détail et respectueux(se) des délais
- Discret(e) et capable de traiter des informations confidentielles

Veuillez envoyer votre CV au format Word à Maia Slivinschi à l'adresse maia.slivinschi@quantum.ca.

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Numéro du permis CNESST : AP-2000158 et AR-2000157

Toutes les candidatures sont examinées par notre équipe de recrutement, et les décisions d’embauche sont prises par des personnes. Nous pouvons également utiliser des outils dotés d’intelligence artificielle pour soutenir certaines étapes du processus d’examen des candidatures.


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Position: Executive Assistant to President
Location: Downtown (On-Site – 5 Days/Week)
Salary: $85,000–$90,000 + Bonus
Perks: Full benefits, Parking Provided

Position Overview:

We are seeking a highly organized, detail-oriented Executive Administrative Assistant to support our President (70%), Controller (15%), and VP (15%). This is a critical, high-visibility role requiring professionalism, discretion, strong communication skills, and the ability to manage both executive-level administrative and light accounting responsibilities.

Key Responsibilities

Executive & Administrative Support
- Serve as the initial point of contact for the President
- Manage calendar, email, correspondence, and daily administrative priorities
- Generate reports and verify presentations
- Prepare PowerPoint presentations for management meetings
- Organize meetings and corporate events (conference room bookings, audiovisual setup, catering)
- Arrange travel, hotel reservations, and manage expense accounts
- Take minutes during meetings
- Produce and distribute daily, weekly, and monthly reports
- Support internal and external visitors
- Maintain confidentiality of sensitive corporate information
- Communicate verbally with investors as required

Office & Operations Support
- Order office supplies
- Assist with basic equipment troubleshooting
- Ensure professional corporate image is maintained

Marketing & Communications
- Manage social media platforms
- Update website content
- Conduct internet research
- Create newsletters and autoresponders
- Develop marketing collateral

Accounting & Financial Support
- Process expense reports
- Issue cheques
- Data entry for payables and receivables (low volume)
- Assist in preparing financial reports and official documents

Qualifications & Skills:

- Minimum 5+ years in a similar executive support role
- Experience handling accounting tasks (AP/AR, expense reports, cheques)
- Experience in finance or real estate sector is an asset
- Knowledge of Accomba is an asset
- Strong written and verbal communication skills
- Professional presentation and demeanor
- Highly organized with strong multitasking ability
- Detail-oriented and deadline-driven
- Discreet and capable of handling confidential information

Please send your resume in Word format to Maia Slivinschi at maia.slivinschi@quantum.ca.

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CNESST permit numbers:  AP-2000158 et AR-2000157

All applications are reviewed by our recruitment team, and hiring decisions are made by people. We may also use AI-enabled tools to support parts of the application review process.

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