Coordonnateur des ressources humaines / Human Resources Coordinator

Poste : coordonnateur des ressources humaines
Lieu de travail : Montréal
Salaire : jusqu'à 70 000 $, selon l'expérience + avantages sociaux
Type de poste : temps plein, permanent
Heures : 40 heures par semaine

Le coordonnateur des ressources humaines relève du vice-président des ressources humaines et travaille en étroite collaboration avec les partenaires commerciaux des ressources humaines de toutes les régions. Il est chargé de soutenir les initiatives en matière de relations avec les employés, de gérer les processus administratifs des ressources humaines, de tenir à jour la documentation relative aux employés et de fournir un soutien opérationnel aux partenaires commerciaux des ressources humaines et aux employés. Le candidat idéal est très organisé, soucieux du détail et s'épanouit dans un environnement collaboratif au rythme soutenu.

Ce que nous offrons :

- Avantages sociaux disponibles dès le premier jour, notamment assurance médicale, assurance dentaire, plan de retraite, programme de télémédecine, programme d'aide aux employés, etc.
- Horaires de travail flexibles
- Une culture collaborative et axée sur les personnes, offrant des opportunités de croissance et d'innovation

Responsabilités principales :

- Créer, protéger et maintenir les données des employés RH avec précision et intégrité sur plusieurs systèmes, y compris les plateformes HRIS et ERP, ainsi que les dossiers électroniques des employés.
- Recueillir les documents requis auprès des employés (par exemple, les formulaires de paie, les inscriptions aux avantages sociaux) et veiller à ce que les dossiers des employés soient mis à jour en conséquence.
- Veiller à ce que les dossiers des employés soient prêts à tout moment pour un audit et conformes aux exigences d'audit internes et externes.
- Préparer les lettres d'offre, les contrats de travail, les accords, les confirmations d'emploi et autres documents RH ; suivre de manière proactive les dates d'expiration des contrats et assurer leur renouvellement en temps voulu, en collaboration avec les partenaires commerciaux RH.
- Planifier et organiser des sessions d'intégration pour les nouveaux employés.
- Communiquer régulièrement avec les partenaires RH, en fournissant des mises à jour sur l'avancement des tâches et des projets.
- Rédiger, réviser, traduire et mettre en forme les documents RH, y compris les politiques, les communications et les lettres d'offre, en veillant à leur conformité avec les directives de marque.
- Mener des recherches continues et élaborer une documentation claire pour soutenir les pratiques RH et la conformité dans toutes les juridictions où l'organisation opère.
- Identifier les possibilités d'automatisation des processus et de solutions basées sur l'IA dans le cadre des opérations RH, en proposant de manière proactive des améliorations innovantes en matière d'efficacité et d'expérience des employés.
- Participer aux comités d'engagement et de fidélisation des employés et aider à l'organisation d'événements sociaux.
- Coordonner et soutenir les programmes et initiatives RH en cours.
- Générer et distribuer des rapports RH, notamment des analyses des effectifs, des mesures du taux de rotation, le suivi des absences et les données sur les rémunérations.
- Répondre aux questions des employés concernant les politiques, les programmes, les avantages sociaux et l'accès au système RH.
- Apporter son soutien à divers projets RH selon les besoins.

Exigences :

- Diplôme ou certificat en gestion des ressources humaines, administration des affaires ou dans un domaine connexe
- Au moins 3 ans d'expérience dans un poste administratif au sein d'un service des ressources humaines
- Expérience pratique de Workday, idéalement en tant qu'administrateur RH (obligatoire)
- Solides compétences en matière de planification et d'organisation, avec la capacité de respecter les délais
- Excellente connaissance pratique des outils Microsoft (Word, Forms, Excel, PowerPoint) et de la configuration des formulaires PDF
- Sens aigu du service à la clientèle, avec une grande flexibilité et une bonne capacité d'adaptation au changement

Si vous êtes intéressé(e), veuillez envoyer votre CV à Alessandra.Dipeco@quantum.ca.

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Numéro du permis CNESST : AP-2000158 et AR-2000157

Toutes les candidatures sont examinées par notre équipe de recrutement, et les décisions d’embauche sont prises par des personnes. Nous pouvons également utiliser des outils dotés d’intelligence artificielle pour soutenir certaines étapes du processus d’examen des candidatures.


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Position: Human Resources Coordinator
Location: Montreal
Salary: Up to $70,000, based on experience + benefits
Job Type: Full-Time, Permanent
Hours: 40 hours per week

The Human Resources Coordinator reports to the VP, Human Resources and works closely with HR Business Partners across all regions. This role is responsible for supporting employee relations initiatives, managing HR administrative processes, maintaining accurate employee documentation, and providing operational support to HRBPs and employees. The ideal candidate is highly organized, detail-oriented, and thrives in a fast-paced, collaborative environment.

What We Offer:

- Benefits available Day 1, including Medical, Dental, Retirement Plan, Telemedicine Program, Employee Assistance Program, and more
- Flexible working hours
- A collaborative, people-focused culture with opportunities to grow and innovate

Key Responsibilities:

- Create, protect, and maintain HR employee data with accuracy and integrity across multiple systems, including HRIS and ERP platforms, as well as electronic employee files.
- Gather required documentation from employees (e.g., payroll forms, benefits enrolment) and ensure employee records are updated accordingly.
- Ensure employee files are audit-ready at all times and aligned with internal and external audit requirements.
- Prepare offer letters, employment contracts, agreements, employment confirmations, and other HR documentation; proactively track contract expiration dates and drive timely renewals in collaboration with HR Business Partners.
- Plan and conduct onboarding sessions for new hires.
- Communicate regularly with HRBPs, providing updates on task and project progress.
- Draft, review, translate, and format HR documents including policies, communications, and offer letters, ensuring alignment with branding guidelines.
- Conduct ongoing research and develop clear documentation to support HR practices and compliance across all jurisdictions where the organization operates.
- Identify opportunities for process automation and AI-enabled solutions within HR operations, proactively proposing innovative improvements to efficiency and employee experience.
- Participate in employee engagement and retention committees and assist with organizing social events.
- Coordinate and support ongoing HR programs and initiatives.
- Generate and distribute HR reports, including headcount analysis, turnover metrics, absence tracking, and compensation data.
- Respond to employee inquiries regarding HR policies, programs, benefits, and system access.
- Provide support on various HR projects as required.

Requirements:

- Degree or certificate in Human Resources Management, Business Administration, or a related field
- Minimum 3 years of experience in an administrative role within a Human Resources department
- Hands-on experience with Workday, ideally as an HR Administrator (required)
- Strong planning and organizational skills with the ability to meet deadlines
- Excellent working knowledge of Microsoft tools (Word, Forms, Excel, PowerPoint) and PDF form configuration
- Strong customer service mindset with flexibility and adaptability to change

If interested, please send your CV to Alessandra.Dipeco@quantum.ca.

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CNESST permit numbers: AP-2000158 et AR-2000157

All applications are reviewed by our recruitment team, and hiring decisions are made by people. We may also use AI-enabled tools to support parts of the application review process.

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