Réceptionniste / adjointe administrative / Receptionist / Administrative Assistant

Poste : réceptionniste / adjointe administrative
Lieu de travail : Montréal

À propos de l’entreprise

Entreprise immobilière commerciale dynamique est à la recherche d’une réceptionniste / adjointe administrative fiable, efficace et proactive. Le poste s’adresse à une personne polyvalente, capable de s’adapter à un environnement en constante évolution. Il s’agit d’une petite équipe où chacun contribue activement aux opérations quotidiennes.

Responsabilités :

- Gérer les appels entrants et les courriels, assurer le suivi au besoin
- Coordonner les demandes d’entretien des locataires avec le gestionnaire immobilier
- Préparer les dépôts bancaires et la numérisation des chèques
- Préparer la correspondance et les contrats (déneigement, aménagement paysager)
- Tenir à jour les contrats de nettoyage et de ventilation
- Appuyer le contrôleur et le gestionnaire immobilier pour certaines tâches comptables
- Gérer l’inventaire des fournitures de bureau
- Effectuer diverses tâches administratives connexes

Exigences :

- Au moins 5 ans d’expérience dans un rôle administratif similaire
- Excellente maîtrise de Microsoft Office, particulièrement Excel
- Connaissance de Yardi (atout)

Veuillez envoyer votre CV au format Word à Pamela Litwin-Boidman à pamela.litwin@quantum.ca.

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Numéro du permis CNESST : AP-2000158 et AR-2000157

Toutes les candidatures sont examinées par notre équipe de recrutement, et les décisions d’embauche sont prises par des personnes. Nous pouvons également utiliser des outils dotés d’intelligence artificielle pour soutenir certaines étapes du processus d’examen des candidatures.

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Position: Receptionist / Administrative Assistant
Location: Montreal

Company Overview

A fast-paced commercial real estate company is seeking a reliable and proactive Receptionist / Administrative Assistant. This role is ideal for someone who thrives in a small, collaborative environment and can adapt quickly to changing priorities.

Responsibilities:

- Manage incoming calls and emails; route and follow up as needed
- Coordinate tenant maintenance requests with the Property Manager
- Prepare bank deposits and remote cheque scanning
- Prepare correspondence and service contracts (landscaping, snow removal)
- Maintain tenant cleaning and ventilation contracts
- Assist the Comptroller and Property Manager with basic accounting tasks
- Maintain office supply inventory
- Perform general administrative duties as required

Requirements:

- 5+ years of experience in a similar administrative role
- Strong knowledge of Microsoft Office, especially Excel
- Yardi experience an asset

Please send your resume in Word format to  Pamela Litwin-Boidman at pamela.litwin@quantum.ca.

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CNESST permit numbers:  AP-2000158 et AR-2000157

All applications are reviewed by our recruitment team, and hiring decisions are made by people. We may also use AI-enabled tools to support parts of the application review process.