Poste : adjoint(e) de direction à temps partiel
Lieu de travail : entièrement à distance
Salaire : jusqu'à 35 $/heure (selon l'expérience)
Horaires : 3 heures par jour, du lundi au vendredi
Type de poste : contrat de 3 mois, à temps partiel
Une entreprise bien établie dans le secteur des sciences de la vie recherche un(e) adjoint(e) de direction à temps partiel pour fournir un soutien administratif de haut niveau à un professionnel chevronné. Ce poste entièrement à distance est idéal pour une personne organisée, débrouillarde et à l'aise avec la gestion autonome de diverses tâches de coordination, offrant la flexibilité de travailler de n'importe où.
Principales responsabilités :
- Coordonner les préparatifs de voyage, y compris les vols, l'hébergement, le transport et les inscriptions aux conférences
- Organiser et soutenir les réunions : planifier la participation, préparer les ordres du jour, distribuer les documents et assurer le suivi
- Prendre des notes de réunion et aider à suivre les points d'action clés au besoin
- Gérer un agenda chargé, en coordonnant les réunions internes et externes
- Réserver des restaurants et organiser la logistique pour les réunions d’affaires et les événements (locaux et internationaux)
- Mettre à jour et tenir à jour les documents professionnels et les dossiers internes
- Aider à des tâches administratives légères, y compris de la comptabilité de base occasionnelle et la coordination avec des partenaires externes
Qualifications :
- Au moins 5 ans d’expérience dans l’assistance à un professionnel de haut niveau (cadre, médecin, juriste ou similaire)
- Solides compétences en organisation et en communication
- Débrouillard, proactif et capable de travailler avec un minimum de supervision
- Maîtrise de MS Office et aisance dans la gestion des courriels et des calendriers
- Souci du détail, fiabilité et capacité à gérer plusieurs priorités
Pour postuler, veuillez envoyer votre CV en format Word à Hannah Tiongson à l'adresse hannah.tiongson@quantum.ca.
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Numéro du permis CNESST : AP-2000158 et AR-2000157
Toutes les candidatures sont examinées par notre équipe de recrutement, et les décisions d’embauche sont prises par des personnes. Nous pouvons également utiliser des outils dotés d’intelligence artificielle pour soutenir certaines étapes du processus d’examen des candidatures.
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Position: Part-time Executive Assistant
Location: Fully remote
Salary: Up to $35/hour (based on experience)
Schedule: 3 hours/day, Monday to Friday
Job Type: 3-month contract, part-time
A well-established company in the life sciences sector is seeking a Part-time Executive Assistant to provide high-level administrative support to a senior professional. This fully remote role is ideal for someone who is organized, resourceful, and comfortable managing a variety of coordination tasks independently—offering the flexibility to work from anywhere.
Key Responsibilities:
- Coordinate travel arrangements, including flights, accommodations, transportation, and conference registrations
- Organize and support meetings: schedule participants, prepare agendas, distribute materials, and follow up
- Take meeting notes and help track key action items when needed
- Manage a busy calendar, coordinating internal and external meetings
- Arrange restaurants and logistics for business meetings and events (local and international)
- Update and maintain professional documents and internal records
- Assist with light administrative tasks, including occasional basic bookkeeping and coordination with external partners
Qualifications:
- Minimum 5 years’ experience supporting a senior professional (executive, physician, legal, or similar)
- Strong organizational and communication skills
- Resourceful, proactive, and able to work with minimal supervision
- Proficient in MS Office and comfortable managing email and calendars
- Detail-oriented, reliable, and able to manage multiple priorities
To apply, please send your resume in Word format to Hannah Tiongson at hannah.tiongson@quantum.ca.
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CNESST permit numbers: AP-2000158 & AR-2000157
All applications are reviewed by our recruitment team, and hiring decisions are made by people. We may also use AI-enabled tools to support parts of the application review process.
#widc
