Assistant(e) administratif(ve) bilingue – Jeunes diplômés bienvenus ! / Bilingual Office Assistant – Recent Grads Welcome!

Poste : assistant(e) administratif(ve) bilingue – Jeunes diplômés bienvenus !
Lieu de travail : Dorval, du lundi au vendredi, présence quotidienne sur place
Salaire : 50 000 $ à 55 000 $ selon l’expérience

Avantages offerts :

- Avantages sociaux complets avec primes payées à 100 % par l’employeur
- Régime de retraite avec cotisation équivalente de l’employeur

À propos du poste :

Nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) pour rejoindre une équipe en pleine croissance et jouer un rôle important dans la création d’un environnement de travail accueillant, organisé et efficace. Il s’agit d’un poste pratique et très varié : vous serez en contact avec les employés, les visiteurs, les fournisseurs et différentes équipes, tout en contribuant à la gestion des besoins quotidiens du bureau.

Que vous soyez un(e) administrateur(trice) de bureau expérimenté(e) ou un(e) jeune diplômé(e) souhaitant débuter sa carrière dans un environnement professionnel, ce poste pourrait être une excellente occasion de vous impliquer, d’avoir un impact et de développer vos compétences.

Vos missions :

- Être le premier point de contact accueillant pour les collaborateurs, les visiteurs et les interlocuteurs externes à l’accueil.
- Répondre et acheminer les appels entrants, les e-mails et les demandes de renseignements généraux.- Apporter un soutien administratif et organisationnel au quotidien au bureau et aux équipes internes.
- Réceptionner, classer, numériser, distribuer et gérer numériquement divers documents de bureau et la correspondance.
- Coordonner le courrier entrant et sortant, les envois par coursier, les livraisons et la distribution des documents.
- Veiller à ce que les espaces communs, les salles de réunion, la cuisine et les espaces de travail partagés soient bien rangés, approvisionnés et présentables.
- Coordonner l’aménagement des salles de réunion, les rafraîchissements, les fournitures et autres aspects logistiques liés aux réunions.
- Gérer les fournitures de bureau, de cuisine et de travail, notamment les commandes, les stocks, le stockage et la tenue des registres.
- Surveiller l’état du matériel de bureau et organiser l’entretien, les réparations et la maintenance lorsque cela est nécessaire.
- Établir des relations de travail positives

Ce que vous apportez :

- Une expérience préalable dans l'administration de bureau, la coordination, le service client ou un environnement similaire est considérée comme un atout.
- Un baccalauréat ; des études supérieures en gestion d'entreprise ou dans un domaine connexe constituent un atout.
- De solides compétences organisationnelles et un excellent sens du détail.
- Capacité à gérer plusieurs priorités tout en restant calme et professionnel(le).
- Approche proactive et ingénieuse pour résoudre les problèmes quotidiens.
- Solides compétences relationnelles et en service client.
- Capacité à travailler de manière autonome tout en collaborant efficacement avec les autres.
- Bon sens dans le traitement d’informations confidentielles ou sensibles.
- Maîtrise de base de Microsoft Office, notamment Word, Excel, Outlook et PowerPoint.
- La maîtrise d’Adobe Acrobat ainsi que des équipements et technologies de bureau courants est un atout.

Ce poste vous correspondra parfaitement si…

Vous aimez être la personne sur laquelle on peut compter, appréciez d’être occupé(e) et organisé(e), et tirez satisfaction de l’amélioration du fonctionnement d’un lieu de travail. Si vous êtes aimable, soucieux(se) du détail, proactif(ve) et appréciez un rôle alliant relations humaines, organisation et résolution de problèmes, nous serions ravis de vous rencontrer.

Pour postuler, veuillez envoyer votre CV en format Word à Jill Kalakay à l’adresse jillk@quantum.ca.

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Numéro du permis CNESST : AP-2000158 et AR-2000157

Toutes les candidatures sont examinées par notre équipe de recrutement, et les décisions d’embauche sont prises par des personnes. Nous pouvons également utiliser des outils dotés d’intelligence artificielle pour soutenir certaines étapes du processus d’examen des candidatures.

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Position: Bilingual Office Assistant – Recent Grads Welcome!
Location: Dorval, Monday to Friday, Daily on site
Salary: $50,000-$55,000 based on experience

Perks Offered:
- Full benefits with 100% employer-paid premiums
- Employer matching pension plan

About the Role:

We’re looking for an Office Assistant to join a growing team and play an important role in creating a welcoming, organized, and efficient workplace. This is a hands-on position with plenty of variety—you’ll interact with employees, visitors, vendors, and different teams while helping manage the day-to-day needs of the office.

Whether you’re an experienced office administrator or a recent graduate looking to build your career in a professional environment, this could be a great opportunity to get involved, make an impact, and develop your skills.

What You’ll Be Doing:

- Serve as a welcoming first point of contact for employees, visitors, and external contacts at the front desk reception .
- Answer and direct incoming calls, emails, and general inquiries.
- Provide day-to-day administrative and organizational support to the office and internal teams.
- Receive, organize, scan, distribute, and digitally maintain various office documents and correspondence.
- Coordinate incoming and outgoing mail, courier shipments, deliveries, and document distribution.
- Keep common areas, meeting spaces, kitchen, and shared workplace areas organized, stocked, and presentable.
- Coordinate meeting room setups, refreshments, supplies, and other meeting logistics.
- Manage office, kitchen, and workplace supplies, including ordering, inventory, storage, and record keeping.
- Monitor office equipment and arrange servicing, repairs, and maintenance when required.
- Build positive working relationships with external service providers and vendors.
- Coordinate cleaning, maintenance, security, shredding, and other workplace services.
- Follow up on service requests, deliveries, maintenance issues, and vendor commitments to ensure they are resolved promptly.
- Help organize employee lunches, celebrations, team activities, and company events.
- Assist with event planning, including scheduling, catering, supplies, setup, vendor coordination, and on-site support.
- Look for opportunities to improve office processes, organization, and the overall employee experience.
- Handle sensitive information and administrative matters with professionalism and discretion.

What You Bring:

- Previous experience in office administration, coordination, customer service, or a similar environment is considered an asset .
- A high school diploma; post-secondary education in business administration or a related field is an asset.
- Strong organizational skills and excellent attention to detail.
- The ability to manage multiple priorities while staying calm and professional.
- A proactive, resourceful approach to solving day-to-day problems.
- Strong interpersonal and customer-service skills.
- The ability to work independently while collaborating effectively with others.
- Good judgment when handling confidential or sensitive information.
- Basic proficiency with Microsoft Office, including Word, Excel, Outlook, and PowerPoint.
- Familiarity with Adobe Acrobat and general office equipment and technology is an asset.

 A Great Fit If You...
Enjoy being the person people can rely on, like staying busy and organized, and take satisfaction in making a workplace function better. If you’re friendly, detail-oriented, proactive, and enjoy a role that combines people, organization, and problem-solving, we’d love to hear from you.

Please send your resume in Word format to Jill Kalakay at jillk@quantum.ca.

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