Poste : adjoint(e) administratif(ve) de la flotte
Lieu de travail : Montréal
Salaire : 22 $ l'heure
Type de poste : contrat
Nous recherchons un(e) adjoint(e) administratif(ve) de la flotte pour soutenir la gestion des programmes de sécurité et de conformité de la flotte de l’entreprise et contribuer à la coordination de l’entretien des véhicules au niveau des succursales.
La personne retenue fournira un soutien administratif au service de la flotte, surveillera la conformité des conducteurs et des véhicules, coordonnera l'entretien et les réparations, et assurera un suivi en temps opportun des problèmes en suspens. Ce poste exige de solides compétences organisationnelles et administratives, d'excellentes capacités de suivi et la capacité de communiquer efficacement avec les conducteurs et les équipes internes.
L'adjoint(e) à l'administration de la flotte aidera également à former les nouveaux conducteurs au système Geotab et effectuera d'autres tâches générales liées à la flotte, selon les besoins.
Responsabilités principales :
Sécurité et conformité de la flotte
- Aider à la gestion et au suivi des programmes de sécurité et de conformité de la flotte.
- Surveiller et assurer le suivi de la conformité aux heures de service (HOS).
- Examiner et assurer le suivi des infractions pour excès de vitesse et d’autres problèmes de conformité des conducteurs.
- Participer aux audits de conformité des conducteurs et tenir des registres précis.
- Examiner et assurer le suivi des rapports d’inspection routière des conducteurs et des véhicules.
- Surveiller et assurer le suivi des infractions au code de la route et des mesures correctives requises.
- S’assurer que la documentation requise est correctement tenue à jour.
- Communiquer les problèmes de conformité au personnel concerné et veiller à ce qu’ils soient résolus en temps opportun.
Entretien et réparations des véhicules
- Coordonner l’entretien et les réparations des véhicules de l’entreprise au niveau de la succursale.
- Planifier les rendez-vous d’entretien et assurer le suivi auprès des ateliers de réparation et des fournisseurs de services.
- Assurer le suivi de l’entretien, des réparations, des inspections et des besoins d’entretien des véhicules.
- Assurer le suivi des problèmes d’entretien en suspens afin de garantir que les véhicules demeurent sécuritaires et opérationnels.
- Tenir à jour des dossiers et une documentation précis sur les véhicules.
Geotab et soutien aux conducteurs
- Participer à l’intégration et à la formation des nouveaux conducteurs sur le système de gestion de flotte Geotab.
- Aider les conducteurs à comprendre les exigences du système et son utilisation appropriée.
- Fournir un soutien administratif continu lié à Geotab et à la conformité des conducteurs.
- Répondre aux questions des conducteurs et faire remonter les problèmes au besoin.
Administration générale
- Fournir un soutien administratif général au service de gestion de la flotte.
- Tenir à jour des dossiers électroniques et papier bien organisés.
- Préparer des rapports, faire le suivi des points en suspens et veiller au respect des échéances.
- Effectuer des suivis réguliers auprès des conducteurs, des gestionnaires, des fournisseurs de services et des autres parties prenantes.
- Accomplir d’autres tâches liées à la flotte et autres tâches administratives selon les besoins.
Qualifications et exigences :
- Une expérience préalable en administration, en gestion de parc automobile, en transport, en logistique ou dans un domaine connexe constitue un atout.
- Solides compétences administratives et organisationnelles.
- Excellentes aptitudes au suivi et capacité à gérer plusieurs tâches et échéances simultanément.
- Grand souci du détail et de la précision.
- Excellentes aptitudes en communication et en relations interpersonnelles.
- Maîtrise du français, tant à l’écrit qu’à l’oral.
- Aisance à travailler avec des systèmes informatiques et à apprendre de nouveaux logiciels.
- Une expérience avec Geotab ou d’autres systèmes de gestion de parc automobile constitue un atout.
- Capacité à travailler de façon autonome et au sein d’une équipe.
- Doit posséder un permis de conduire valide et avoir accès à un véhicule fiable pour se rendre au bureau de la succursale.
Autre exigence linguistique : anglais
- Niveau de maîtrise requis : intermédiaire
- Raisons de l’exigence linguistique : service à la clientèle
- Fréquence d’utilisation : quotidienne (pour diverses tâches)
Candidat idéal
Le candidat idéal est organisé, fiable, proactif et soucieux du détail, et possède de solides compétences en administration et en suivi. Il est à l’aise pour communiquer avec les conducteurs, les gestionnaires et les fournisseurs de services, et est capable de gérer plusieurs priorités tout en s’assurant que les exigences en matière de sécurité, de conformité et d’entretien de la flotte sont correctement respectées.
Veuillez envoyer votre CV en format Word à Yashar Eskandari à l’adresse yashar.eskandari@quantum.ca.
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Numéro du permis CNESST : AP-2000158 et AR-2000157
Toutes les candidatures sont examinées par notre équipe de recrutement, et les décisions d’embauche sont prises par des personnes. Nous pouvons également utiliser des outils dotés d’intelligence artificielle pour soutenir certaines étapes du processus d’examen des candidatures.
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Position: Fleet Admin Assistant
Location: Montreal
Salary: $22/hour
Position Type: Contract
We are seeking a Fleet Admin Assistant to support the administration of the company’s fleet safety and compliance programs and assist with the coordination of vehicle maintenance at the branch level.
The successful candidate will provide administrative support to the Fleet Department, monitor driver and vehicle compliance, coordinate maintenance and repairs, and ensure timely follow-up on outstanding issues. This role requires strong organizational and administrative skills, excellent follow-up abilities, and the ability to communicate effectively with drivers and internal teams.
The Fleet Admin Assistant will also assist with training new drivers on the Geotab system and perform other general fleet-related duties as assigned.
Key Responsibilities:
Fleet Safety & Compliance
- Assist with the administration and monitoring of fleet safety and compliance programs.
- Monitor and follow up on Hours of Service (HOS) compliance.
- Review and follow up on speeding violations and other driver compliance concerns.
- Assist with driver compliance audits and maintain accurate records.
- Review and follow up on driver and vehicle roadside inspection reports.
- Monitor and follow up on moving violations and required corrective actions.
- Ensure required documentation is properly maintained and up to date.
- Communicate compliance issues to the appropriate personnel and ensure timely resolution.
Vehicle Maintenance & Repairs
- Coordinate company vehicle maintenance and repairs at the branch level.
- Schedule maintenance appointments and follow up with repair facilities and service providers.
- Track vehicle maintenance, repairs, inspections, and service requirements.
- Follow up on outstanding maintenance issues to ensure vehicles remain safe and operational.
- Maintain accurate vehicle records and documentation.
Geotab & Driver Support
- Assist with the onboarding and training of new drivers on the Geotab fleet management system.
- Help drivers understand system requirements and proper usage.
- Provide ongoing administrative support related to Geotab and driver compliance.
- Respond to driver questions and escalate issues when necessary.
General Administration
- Provide general administrative support to the Fleet Department.
- Maintain organized electronic and paper records.
- Prepare reports, track outstanding items, and ensure deadlines are met.
- Conduct regular follow-ups with drivers, managers, service providers, and other stakeholders.
- Perform other fleet-related duties and administrative tasks as assigned.
Qualifications & Requirements:
- Previous experience in administration, fleet administration, transportation, logistics, or a related field is an asset.
- Strong administrative and organizational skills.
- Excellent follow-up skills and the ability to manage multiple tasks and deadlines.
- Strong attention to detail and accuracy.
- Excellent communication and interpersonal skills.
- Proficient in French, both written and spoken.
- Comfortable working with computer systems and learning new software.
- Experience with Geotab or other fleet management systems is an asset.
- Ability to work independently and as part of a team.
- Must have a valid driver's license and access to a reliable vehicle to commute to the branch location.
Other Language Requirement: English
- Level of Proficiency Required: Intermediate
- Reasons for Language Requirement: Customer support
- Frequency of Use: Daily (for various tasks)
Ideal Candidate
The ideal candidate is organized, reliable, proactive, and detail-oriented, with strong administrative and follow-up skills. They are comfortable communicating with drivers, managers, and service providers and are able to manage multiple priorities while ensuring that fleet safety, compliance, and maintenance requirements are properly followed.
Please send your resume in Word format to Yashar Eskandari at yashar.eskandari@quantum.ca.
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CNESST permit numbers: AP-2000158 & AR-2000157
All applications are reviewed by our recruitment team, and hiring decisions are made by people. We may also use AI-enabled tools to support parts of the application review process.
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