Poste : adjoint(e) de direction
Lieu de travail : Centre-ville de Montréal, mode de travail hybride
Salaire : Rémunération concurrentielle en fonction de l’expérience
Avantages : 3 à 4 semaines de vacances + 10 jours de congé payé + cotisation équivalente à celle de l’employé au REER et avantages sociaux entièrement pris en charge
Rejoignez une équipe de soutien clé au sein d’un cabinet d’avocats de premier plan situé au centre-ville de Montréal, où vous travaillerez directement avec un associé de haut niveau dans un environnement dynamique et hautement performant. Il s’agit d’une occasion de mettre à profit votre expertise en soutien de direction au cœur d’un cabinet d’avocats de premier plan, tout en bénéficiant d’un horaire hybride comprenant trois jours sur place.
À propos du poste :
Dans ce rôle, vous agirez à titre de principal point de coordination et de soutien auprès d’un associé principal, en veillant à ce que son temps, ses priorités et ses engagements envers les clients soient gérés avec précision. Vous gérerez des documents juridiques complexes, des agendas chargés et des communications sensibles avec les clients, permettant ainsi à l’associé d’opérer avec une efficacité maximale. Votre travail aura un impact direct sur la qualité du service à la clientèle, l’efficacité interne et le bon fonctionnement d’un cabinet d’avocats très actif.
Responsabilités clés :
- Préparer, mettre en forme et relire des documents juridiques complexes, de la correspondance et des présentations.
- Gérer l’agenda et la boîte de réception de l’associé, notamment en établissant l’ordre de priorité des demandes, en résolvant les conflits d’horaires et en veillant à ce que les suivis soient effectués.
- Coordonner les réunions internes et externes, y compris la logistique des réunions hybrides et sur place, la préparation des documents et la mise en place des équipements technologiques.
- Organiser et gérer les itinéraires de voyage, l’hébergement et la logistique connexe pour les déplacements nationaux et internationaux.
- Agir à titre de point de contact principal pour les clients, en traitant les demandes de renseignements, en transmettant l’information et en assurant une expérience client professionnelle.
- Assurer le suivi des échéances, des délais de prescription et des étapes clés, en veillant à ce que l’associé soit parfaitement préparé et informé.
- Soutenir les processus de facturation en préparant les pré-factures, en gérant la saisie des heures et en assurant la liaison avec le service de la comptabilité pour résoudre les problèmes.
- Tenir à jour des dossiers électroniques et physiques organisés, en veillant à ce que les documents soient correctement classés, mis à jour et accessibles, tout en préservant la confidentialité.
Exigences clés :
- Expérience significative en tant qu’adjoint(e) de direction ou adjoint(e) juridique auprès de cadres supérieurs dans un environnement de services professionnels.
- Expertise avérée en gestion avancée de l’agenda et de la boîte de réception pour des cadres supérieurs ou des associés.
- Capacité avérée à préparer, mettre en forme et relire des documents juridiques ou professionnels complexes avec un grand souci du détail.
- Forte orientation vers le service à la clientèle et expérience dans la gestion des communications professionnelles avec les clients.
- Capacité avérée à gérer plusieurs priorités, échéances et changements de dernière minute dans un environnement au rythme soutenu.
- Grand sens de la discrétion et professionnalisme dans le traitement de l’information confidentielle et sensible.
- Maîtrise approfondie de la suite Microsoft Office (Word, Outlook, Excel, PowerPoint) et aisance dans l’utilisation d’outils de gestion de la pratique juridique ou professionnelle.
- Maîtrise du français.
Autre exigence linguistique : anglais
- Niveau de maîtrise requis : avancé
- Raisons de l’exigence linguistique : communication avec les clients, collaboration au sein de l’équipe interne, soutien aux opérations dans une autre région, traduction et interprétation
- Fréquence d’utilisation : constamment (pour presque toutes les tâches)
Si vous êtes une adjointe de direction très organisée qui s’épanouit dans un environnement professionnel exigeant, ce poste vous offre l’occasion d’avoir un impact significatif en appuyant un associé de premier plan au sein d’un cabinet d’avocats de premier plan à Montréal. Postulez dès maintenant auprès de Maia Slivinschi à l’adresse maia.slivinschi@quantum.ca pour en savoir plus sur cette opportunité.
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Numéro du permis CNESST : AP-2000158 et AR-2000157
Toutes les candidatures sont examinées par notre équipe de recrutement, et les décisions d’embauche sont prises par des personnes. Nous pouvons également utiliser des outils dotés d’intelligence artificielle pour soutenir certaines étapes du processus d’examen des candidatures.
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Position: Executive Assistant
Location: Downtown Montreal, hybrid
Salary: Competitive remuneration to commensurate with experience
Perks: 3-4 weeks’ vacation + 10 PTOs + RRSP match and fully covered benefits
Step into a pivotal support role with a leading downtown Montreal law firm, working directly with a high-profile Partner in a fast-paced, high-performance environment. This is an opportunity to leverage your executive support expertise at the heart of a top-tier legal practice, while enjoying a hybrid schedule with three days on site.
About the Role:
In this role, you will act as the primary point of coordination and support for a senior Partner, ensuring their time, priorities, and client commitments are managed with precision. You will handle complex legal documentation, demanding calendars, and sensitive client communications, enabling the Partner to operate at maximum effectiveness. Your work will have a direct impact on client service quality, internal efficiency, and the smooth running of a busy legal practice.
Key Responsibilities:
- Prepare, format, and proofread complex legal documents, correspondence, and presentations.
- Manage the Partner’s calendar and inbox, including prioritizing requests, resolving scheduling conflicts, and ensuring follow-ups are completed.
- Coordinate internal and external meetings, including hybrid and on-site logistics, materials preparation, and technology setup.
- Arrange and manage travel itineraries, accommodations, and related logistics for domestic and international trips.
- Serve as a primary contact for clients, handling inquiries, relaying information, and maintaining a professional client experience.
- Track deadlines, limitation periods, and key milestones, ensuring the Partner is fully prepared and informed.
- Support billing processes by preparing pre-bills, managing time entry, and liaising with accounting to resolve issues.
- Maintain organized electronic and physical files, ensuring documents are properly filed, updated, and accessible while preserving confidentiality.
Key Requirements:
- Significant experience as an Executive Assistant or Legal Assistant supporting senior leaders in a professional services environment.
- Demonstrated expertise in advanced calendar and inbox management for senior executives or partners.
- Proven ability to prepare, format, and proofread complex legal or professional documents with high attention to details
- Strong client service orientation with experience managing professional client communications.
- Demonstrated ability to manage multiple priorities, deadlines, and last-minute changes in a fast-paced environment.
- High level of discretion and professionalism in handling confidential and sensitive information.
- Strong proficiency with Microsoft Office Suite (Word, Outlook, Excel, PowerPoint) and comfort working with legal or professional practice management tools.
- Proficient in French.
Other Language Requirement: English
- Level of Proficiency Required: Advanced
- Reasons for Language Requirement: Communication with clients, internal team collaboration, support operations in another region, translation and interpretation
- Frequency of Use: Constantly (for almost every task)
If you are a highly organized Executive Assistant who thrives in a demanding professional environment, this role offers a chance to make a meaningful impact supporting a leading Partner in a top Montreal law firm. Apply now to Maia Slivinschi at maia.slivinschi@quantum.ca to explore this opportunity.
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