Poste : adjoint administratif - environnement juridique
Lieu de travail : Centre-ville de Montréal (hybride - 3 jours sur place, 2 jours à distance)
Salaire : 50 000 $ à 65 000 $ (selon l'expérience)
Avantages sociaux : 4 semaines de vacances + 10 jours de congé personnel
Un prestigieux cabinet d'avocats du centre-ville recrute plusieurs adjoints administratifs pour soutenir son équipe de professionnels du droit. Il s'agit d'un poste administratif en contact avec la clientèle, destiné à des personnes organisées, soucieuses du détail et professionnelles, qui s'épanouissent dans un environnement structuré.
Aucune expérience juridique préalable n'est requise. Une formation complète est fournie. Les candidats ayant une expérience dans le secteur bancaire, la finance, les services professionnels ou d'autres postes administratifs en contact avec la clientèle sont encouragés à postuler.
Pourquoi rejoindre notre client :
- Rejoignez un cabinet d'avocats de premier plan avec une excellente culture professionnelle
- Poste en contact avec la clientèle avec des responsabilités importantes et une exposition à des professionnels chevronnés
- Opportunité stable et à long terme avec un potentiel de croissance
- Salaire compétitif et congés/jours de congé personnels généreux
- Modèle de travail hybride dans un emplacement central en centre-ville
Le poste :
Vous serez le point de contact clé pour les clients et les équipes internes, garantissant le bon déroulement des opérations et une expérience client irréprochable. Vous gérerez les calendriers, les documents et les communications tout en préservant la confidentialité et le professionnalisme à tout moment.
Responsabilités principales :
- Fournir un soutien administratif et en contact avec la clientèle à une équipe de 3 à 4 professionnels
- Communiquer de manière professionnelle avec les clients par courriel, par téléphone et par écrit
- Gérer les calendriers, planifier les réunions avec les clients et suivre les échéances
- Préparer, mettre en forme et réviser la correspondance, les documents et les supports destinés aux clients
- Tenir à jour les fichiers numériques et physiques avec précision et organisation
- Coordonner les déplacements et préparer les notes de frais si nécessaire
- Assister l'équipe dans ses tâches opérationnelles quotidiennes afin d'assurer un soutien sans faille aux clients
Ce que nous recherchons :
- Diplôme ou certificat en administration de bureau ou dans un domaine connexe
- Au moins 2 à 3 ans d'expérience dans un poste administratif ou en contact avec la clientèle (banque, finance, services professionnels, coordination de bureau, assistance de direction ou équivalent)
- Maîtrise parfaite de Microsoft Office (Word, Outlook, Excel)
- Souci exceptionnel du détail, sens de l'organisation et professionnalisme
- Excellentes compétences en communication et capacité à interagir avec assurance avec les clients
- Discrétion, fiabilité et approche proactive des tâches
- A l'aise avec la gestion de multiples priorités dans un environnement structuré et dynamique
- Maîtrise du français parlé et écrit
Autre exigence linguistique : anglais
- Niveau de maîtrise requis : avancé
- Raisons de l'exigence linguistique : communication avec les clients et documentation
- Fréquence d'utilisation : quotidienne (pour diverses tâches)
Veuillez envoyer votre CV au format Word à Cristina Bilbao à l'adresse cristina.bilbao@quantum.ca.
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Numéro du permis CNESST : AP-2000158 et AR-2000157
Toutes les candidatures sont examinées par notre équipe de recrutement, et les décisions d’embauche sont prises par des personnes. Nous pouvons également utiliser des outils dotés d’intelligence artificielle pour soutenir certaines étapes du processus d’examen des candidatures.
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Position: Administrative Assistant - Legal Environment
Location: Downtown Montreal (Hybrid – 3 days onsite, 2 days remote)
Salary: $50,000 – $65,000 (based on experience)
Benefits: 4 weeks vacation + 10 personal days
A prestigious downtown law firm is hiring multiple Administrative Assistants to support its team of legal professionals. This is a client-facing administrative role for organized, detail-oriented, and professional individuals who thrive in a structured environment.
No prior legal experience required. Full training is provided. Candidates with experience in banking, finance, professional services, or other client-facing administrative roles are encouraged to apply.
Why Join Our Client:
- Join a top-tier legal firm with an excellent professional culture
- Client-facing role with meaningful responsibility and exposure to senior professionals
- Stable, long-term opportunity with potential for growth
- Competitive salary and generous vacation/personal days
- Hybrid work model in a central downtown location
The Role:
You will act as a key point of contact for both clients and internal teams, ensuring smooth operations and a polished client experience. You will manage schedules, documents, and communications while maintaining confidentiality and professionalism at all times.
Key Responsibilities:
- Provide administrative and client-facing support to a team of 3–4 professionals
- Communicate professionally with clients via email, phone, and in writing
- Manage calendars, schedule client meetings, and track deadlines
- Prepare, format, and review correspondence, documents, and client materials
- Maintain digital and physical files with accuracy and organization
- Coordinate travel and prepare expense reports as needed
- Assist the team with daily operational tasks to ensure seamless client support
What We’re Looking For:
- Diploma or certificate in Office Administration or related field
- Minimum 2-3 years of experience in an administrative role or client facing role (banking, finance, professional services, office coordination, executive assistance, or equivalent)
- Strong proficiency with Microsoft Office (Word, Outlook, Excel)
- Exceptional attention to detail, organization, and professionalism
- Polished communication skills and ability to interact confidently with clients
- Discreet and reliable with a proactive approach to tasks
- Comfortable managing multiple priorities in a fast-paced, structured environment
- Strong proficiency in French spoken and written
Other Language Requirement: English
- Level of Proficiency Required: Advanced
- Reasons for Language Requirement: Client communication and documentation
- Frequency of Use: Daily (for various tasks)
Please forward your resume in Word format to Cristina Bilbao at cristina.bilbao@quantum.ca.
CNESST permit numbers: AP-2000158 et AR-2000157
All applications are reviewed by our recruitment team, and hiring decisions are made by people. We may also use AI-enabled tools to support parts of the application review process.
