Poste : adjoint de direction
Lieu de travail : Montréal (hybride)
Type de poste : contrat de 6 mois — possibilité de permanence
Heures : 35 heures par semaine
Rejoignez notre équipe dévouée et axée sur la mission et faites une réelle différence dans la vie des Canadiens ! Relevant directement du directeur général national, l'adjoint de direction joue un rôle essentiel dans le soutien au bureau du directeur exécutif, au conseil d'administration national et à plusieurs comités nationaux.
Responsabilités :
- Fournir un soutien administratif et stratégique de haut niveau au directeur exécutif national et au président national.- Coordonner les réunions du conseil d'administration national et de ses comités, y compris la logistique, la préparation des documents, les tâches de secrétaire de séance et les mesures de suivi.
- Rédiger les procès-verbaux des réunions ; utiliser Microsoft Copilot et les technologies de réunion pour faciliter la prise de notes, la synthèse et la préparation des procès-verbaux finaux.
- Gérer le cycle des politiques de gouvernance ; mettre à jour, suivre et tenir à jour la bibliothèque et le registre des politiques.
- Soutenir les activités de planification stratégique, de mise en œuvre et d'évaluation.
- Tenir à jour les outils et les systèmes permettant de suivre les livrables, les résultats et les indicateurs clés de performance.
- Planifier et coordonner la logistique de l'assemblée générale annuelle et de la conférence sur le leadership.
- Soutenir le comité national de nomination et le responsable des élections dans le cadre des élections du conseil d'administration, comme le prévoient les statuts.
- Tenir à jour tous les registres et documents de l'entreprise (lettres patentes, règlements administratifs, règlements, politiques, procès-verbaux, etc.).
- Superviser les dépôts annuels au niveau fédéral et provincial (Corporations Canada, Registraire des entreprises du Québec) et veiller au respect continu des exigences, y compris celles relatives au statut d'organisme de bienfaisance.
Expérience requise :
- Études postsecondaires dans un domaine pertinent et au moins 5 ans d'expérience dans un poste similaire de soutien administratif ou exécutif de haut niveau.- Expérience avérée dans le soutien aux conseils d'administration, y compris la rédaction de procès-verbaux, les processus de gouvernance et la documentation d'entreprise.
- Maîtrise avancée de Microsoft Office et grande aisance avec les technologies de réunion virtuelle (Teams, Zoom, Owl, etc.).
- Excellentes compétences en matière d'organisation et de gestion de projets, avec un grand souci du détail.
- Capacité à gérer des priorités concurrentes, à respecter des délais serrés et à travailler sous pression.
- Disponibilité pour travailler selon des horaires flexibles, y compris occasionnellement le soir ou le week-end, et pour voyager au Canada (environ 4 à 6 fois par an).
Exigences linguistiques : anglais
- Niveau de compétence requis : avancé
- Justification des exigences linguistiques : communication avec les clients, collaboration au sein de l'équipe interne, traduction et interprétation, assistance à la clientèle
- Fréquence d'utilisation : quotidienne (pour diverses tâches)
Si vous êtes passionné par le soutien à un travail significatif et souhaitez contribuer à une mission nationale, nous souhaitons vous rencontrer.
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Numéro du permis CNESST : AP-2000158 et AR-2000157
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Position: Executive Assistant
Location: Montreal (Hybrid)
Job Type: 6-month contract — Potential to become permanent
Hours: 35 hours per week
Join our dedicated, mission-focused team and make a real difference in the lives of Canadians! Reporting directly to the National Executive Director, the Executive Assistant plays a critical role in supporting the office of the Executive Director, the National Board of Directors, and multiple national committees.
Responsibilities:
- Provide senior-level administrative and strategic support to the National Executive Director and National President.
- Coordinate meetings of the National Board of Directors and its committees, including logistics, document preparation, recording secretary duties, and follow-up actions.
- Take meeting minutes; use Microsoft Copilot and meeting technology to assist with note capturing, synthesizing, and preparing final minutes.
- Manage the governance policy cycle; update, track, and maintain the policy library and registry.
- Support strategic planning, implementation, and evaluation activities.
- Maintain tools and systems to track deliverables, outcomes, and KPIs.
- Plan and coordinate logistics for the Annual General Meeting and Leadership Conference.
- Support the National Nominating Committee and Electoral Officer with Board elections as outlined in the By-Laws.
- Maintain all corporate records and documents (Letters Patent, By-Laws, Regulations, Policies, Minutes, etc.).
- Oversee annual federal and provincial filings (Corporations Canada, Registraire des entreprises du Québec) and ensure ongoing compliance, including charitable status requirements.
Experience Required:
- Proven experience supporting Boards of Directors, including minute-taking, governance processes, and corporate documentation.
- Advanced proficiency in Microsoft Office and strong comfort with virtual meeting technologies (Teams, Zoom, Owl, etc.).
- Excellent organizational and project management skills with strong attention to detail.
- Ability to manage competing priorities, meet tight deadlines, and work under pressure.
- Available to work flexible hours, including occasional evenings/weekends, and to travel within Canada (approx. 4–6 times per year).
Language Requirements: English
- Level of Proficiency Required: Advanced
- Reasons for Language Requirement: Communication with clients, internal team collaboration, translation and interpretation, customer support
- Frequency of Use: Daily (for various tasks)
If you’re passionate about supporting meaningful work and contributing to a national mission, we want to hear from you.
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