Poste : coordonnateur administratif et de bureau
Lieu de travail : Dorval
Salaire : 50 000 $ à 55 000 $
Type de poste : Temps plein, permanent
Êtes-vous un(e) professionnel(le) de l'administration expérimenté(e) qui s'épanouit dans un environnement dynamique et qui aime porter plusieurs casquettes ? Il ne s'agit pas d'un simple poste de réceptionniste : nous recherchons une personne capable d'apporter une réelle expertise opérationnelle, de l'initiative et un esprit proactif.
Ce que notre client offre :
- Assurance collective dès le premier jour — 80 % des primes prises en charge
- 2 semaines de vacances + fermeture payée du bureau pendant le temps des fêtes
- 10 jours de congé personnel (congés payés)
- Compte bien-être annuel de 600 $
- Abondement au REER jusqu’à 3 500 $ par an
À propos du poste :
En tant que coordonnateur(trice) administratif(ive) et de bureau, vous serez le pilier du bureau, la personne qui veille à ce que tout se passe bien en coulisses. Vous gérerez la réception, bien sûr, mais vous coordonnerez également les prestataires, apporterez votre soutien aux événements organisés par les RH, vous occuperez de l’administration des biens immobiliers et veillerez à ce que le fonctionnement de notre bureau ne connaisse aucun accroc.
Vos missions :
Réception et communication
- Accueillir et orienter les visiteurs, les locataires et les fournisseurs de manière professionnelle et chaleureuse
- Gérer toute la correspondance entrante et sortante (locale et internationale)
- Gérer les communications par téléphone, e-mail et fax via Outlook
- Tenir à jour les répertoires des employés et des fournisseurs
Administration et logistique du bureau
- Gérer les fournitures de bureau, les espaces cuisine, ainsi que les achats et le réapprovisionnement
- Coordonner la réservation des salles de conférence et la préparation des réunions
- Réserver des vols, des hôtels et des inscriptions à des conférences
- Préparer et traiter les envois par coursier
Soutien aux RH et à l'engagement des employés
- Aider à la planification et à la logistique des événements d'équipe et des initiatives d'engagement des employés
- Coordonner la recherche de lieux, la prise de contact avec les prestataires, les invitations et le soutien sur place lors des événements
- Suivre les coûts liés aux événements et aider au contrôle du budget
- Fournir un soutien en matière de planification, de préparation de documents et d'administration générale aux RH
Administration des biens et des installations
- Coordonner les renouvellements et les corrections des certificats d'assurance avec les fournisseurs
- Gérer la documentation des fournisseurs, y compris les bons de commande et les lettres de quittance
- Attribuer les vignettes de stationnement et les codes d'accès, et saisir les données dans les systèmes ACCS et Winpak
- Saisir les factures dans Payscan ; passer des commandes de plans architecturaux selon les demandes
Ce que vous apportez :
- Excellentes compétences en communication orale et écrite en français
- Solide expérience dans un rôle administratif ou de coordination de bureau
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel)
- Solides compétences organisationnelles et capacité à gérer des priorités concurrentes
- Permis de conduire valide et accès à un véhicule pour des courses professionnelles occasionnelles
- Diplôme d'études secondaires ou équivalent minimum ; une formation ou une expérience administrative supplémentaire est un atout
- Personne de confiance, responsable et à l'aise avec la gestion d'informations confidentielles
Autre exigence linguistique : anglais
- Niveau de maîtrise requis : avancé
- Justification de l'exigence linguistique : Communication avec les clients, collaboration au sein de l'équipe interne, soutien aux opérations dans une autre région, service client
- Fréquence d'utilisation : Constante (pour presque toutes les tâches)
Intéressé(e) ? Envoyez votre CV au format Word à Cristina Bilbao à l'adresse cristina.bilbao@quantum.ca.
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Numéro du permis CNESST : AP-2000158 et AR-2000157
Toutes les candidatures sont examinées par notre équipe de recrutement, et les décisions d’embauche sont prises par des personnes. Nous pouvons également utiliser des outils dotés d’intelligence artificielle pour soutenir certaines étapes du processus d’examen des candidatures.
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Position: Office & Administrative Coordinator
Location: Dorval
Salary: $50,000 to $55,000
Job Type: Full-time, Permanent
Are you an experienced administrative professional who thrives in a fast-paced environment and loves wearing multiple hats? This is not a basic receptionist role — we're looking for someone who brings real operational depth, initiative, and a proactive mindset to the table.
What Our Client Offers:
- Group insurance from Day 1 — 80% of premiums paid
- 2 weeks of vacation + paid office closure during holidays
- 10 Personal Days (PTO)
- $600 annual wellness account
- RRSP matching up to $3,500/year
About the Role
As our Office & Administrative Coordinator, you'll be the backbone of the office, the person who keeps everything running smoothly behind the scenes. You'll manage the front desk, yes, but you'll also coordinate vendors, support HR-led events, handle property administration, and ensure our office operations never miss a beat.
What You'll Be Doing
Reception & Communications
- Greet and direct visitors, tenants, and suppliers in a professional and welcoming manner
- Manage all incoming and outgoing correspondence (local and international)
- Handle phone, email, and fax communications via Outlook
- Maintain employee and vendor directories
Office Administration & Logistics
- Manage office supplies, kitchen areas, and purchasing/replenishment
- Coordinate conference room scheduling and meeting setup
- Book flights, hotels, and conference registrations
- Prepare and process courier shipments
HR & Employee Engagement Support
- Assist with planning and logistics for team events and employee engagement initiatives
- Coordinate venue research, vendor outreach, invitations, and on-site event support
- Track event-related costs and assist with budget monitoring
- Provide scheduling, document prep, and general administrative support to HR
Property & Facilities Administration
- Coordinate insurance certificate renewals and corrections with vendors
- Manage vendor documentation including purchase orders and quittance letters
- Assign parking stickers, access codes, and enter data into ACCS and Winpak systems
- Enter invoices into Payscan; place orders for architectural plans as requested
What You Bring:
- Excellent verbal and written communication skills in French
- Solid experience in an administrative or office coordination role
- Proficiency with Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel)
- Strong organizational skills with the ability to manage competing priorities
- Valid driver's licence and access to a vehicle for occasional work errands
- Minimum High school diploma or equivalent; additional administrative education or experience is an asset
- Trustworthy, accountable, and comfortable handling confidential information
Other Language Requirement: English
- Level of Proficiency Required: Advanced
- Reasons for Language Requirement: Communication with clients, Internal team collaboration, support operations in another region, Customer support
- Frequency of Use: Constantly (for almost every task)
Interested? Send your resume in Word format to Cristina Bilbao at cristina.bilbao@quantum.ca.
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CNESST permit numbers: AP-2000158 & AR-2000157
All applications are reviewed by our recruitment team, and hiring decisions are made by people. We may also use AI-enabled tools to support parts of the application review process.
#wicr
