Poste : secrétaire-réceptionniste
Lieu de travail : l'Ouest-de-l'Île de Montréal
Salaire : entre 25,93 $ et 28,62 $ l'heure (selon la convention collective en vigueur)
Type de poste : permanent à temps plein
Notre client, une école privée de l'Ouest-de-l'Île de Montréal, est à la recherche d'une secrétaire-réceptionniste pour rejoindre son équipe administrative.
Vous serez le premier point de contact de l'établissement, un rôle central où votre sens de l'accueil et votre rigueur administrative feront une réelle différence au quotidien. Intégrez une équipe soudée au sein d'une institution qui valorise l'excellence, la langue française et le bien-être de ses élèves.
Vos responsabilités :
Secrétariat
- Préparer les diverses communications du registrariat (invitations aux examens, contrats, résultats d'examen, réinscription, etc.).
- Exécuter toutes les tâches administratives liées aux dossiers d'admission (réception des demandes en ligne, photocopies, suivi des documents manquants, mise à jour des dossiers).
- Répondre aux demandes d'admission par téléphone ou à la réception lors des périodes achalandées ou en l'absence du registraire.
- Effectuer la saisie de données et le classement de documents.
Réception
- Accueillir chaleureusement les parents, élèves et visiteurs.
- Recevoir et transférer les appels téléphoniques ; fournir des renseignements généraux par téléphone, à la réception et par courriel.
- Accueillir les élèves en retard : remettre les billets, aviser les surveillants et consigner les présences.
- Consigner les départs hâtifs et gérer la réception et l'expédition du courrier.
Autres tâches
- Être présent(e) lors des journées d'examens d'admission pour accueillir les familles et s'assurer que le matériel nécessaire est disponible.
- Être présent(e) lors des journées portes ouvertes pour accueillir les visiteurs et recevoir les documents d'ouverture de dossier.
- Accomplir toute autre tâche connexe selon les besoins.
Ce que nous offrons :
- Régime de retraite RREGOP (équivalent au secteur public).
- Programme d'aide aux employés (PAEF) et accès à la télémédecine.
- Service de cafétéria sur place avec menus équilibrés préparés quotidiennement.
- Accès aux activités dynamiques et diversifiées organisées par la Vie étudiante et le Service des sports.
- Rabais sur les droits de scolarité pour les enfants fréquentant le Collège.
- 2 à 3 semaines de vacances, selon expérience.
- Horaire stable : du mardi au vendredi, 7 h 45 à 15 h 45 (37,5 h/semaine).
Qualifications essentielles :
- Diplôme en secrétariat (DEC ou DEP) et/ou expérience pertinente dans un rôle similaire.
- Excellente maîtrise des outils informatiques.
- Sens de l'organisation, souci du détail, bon jugement, discrétion et esprit d'équipe.
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter des échéanciers serrés.
- Forte capacité de concentration dans un environnement dynamique.
Autre exigence linguistique : anglais
- Niveau de compétence requis : intermédiaire
- Raisons de l’exigence linguistique : communication avec les clients, collaboration entre les équipes internes
- Fréquence d’utilisation : quotidiennement (pour diverses tâches)
Veuillez envoyer votre CV au format Word à Maxime Bouvrette à maxime.bouvrette@quantum.ca.
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Numéro du permis CNESST : AP-2000158 et AR-2000157
Toutes les candidatures sont examinées par notre équipe de recrutement, et les décisions d’embauche sont prises par des personnes. Nous pouvons également utiliser des outils dotés d’intelligence artificielle pour soutenir certaines étapes du processus d’examen des candidatures.
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