Poste : spécialiste des comptes payables
Lieu de travail : Saint-Laurent, QC (mode hybride)
Salaire : 65 000 à 75 000 $ + avantages sociaux pris en charge à 100 %, abondement de 3 % au REER, 3 semaines de congés payés + 4 jours de congé maladie
Résumé du poste :
Le spécialiste des comptes fournisseurs est chargé de gérer l'ensemble du cycle des comptes fournisseurs, de soutenir les activités de clôture de fin de mois, de tenir des registres financiers précis et de veiller au respect des exigences fiscales et de déclaration. Ce poste travaille en étroite collaboration avec l'adjoint administratif et le responsable de la logistique et joue un rôle clé dans le maintien de relations solides avec les fournisseurs ainsi que dans le soutien aux fonctions de trésorerie et d'audit.
Responsabilités principales :
Comptes fournisseurs
- Enregistrer toutes les factures des fournisseurs dans SAP
- Vérifier et enregistrer tous les rapports de frais de déplacement des employés dans SAP
- Examiner les pièces justificatives fournies par l'adjoint administratif et le responsable de la logistique avant l'enregistrement des factures, et enquêter sur les écarts pour les résoudre
- Préparer les barèmes mensuels de commissions des agents et traiter les paiements
- Préparer les paiements hebdomadaires aux fournisseurs, y compris le lancement des paiements via la plateforme bancaire
- Envoyer des courriels de notification de paiement aux fournisseurs
- Enregistrer tous les paiements aux fournisseurs validés dans SAP
- Répondre aux demandes des fournisseurs
- Préparer des rapports de trésorerie hebdomadaires dans Excel pour rapprocher et équilibrer les entrées et sorties de trésorerie
- Enregistrer les écritures comptables dans SAP
- Préparer et déposer les déclarations de TPS/TVQ/TVH pour le Québec et les autres provinces
- Préparer les formulaires NR4 (impôt des non-résidents) et traiter les paiements correspondants
- Rapprocher les comptes du bilan
- Fournir la documentation et l'assistance requises pour l'audit externe annuel
Responsabilités de fin de mois
- Préparer les rapprochements bancaires pour les comptes en devises nationales et étrangères
- Préparer et enregistrer les écritures comptables relatives aux charges à payer et aux charges payées d'avance
- Effectuer les rapprochements inter-sociétés (environ 10 dossiers)
- Préparer la planification des flux de trésorerie sur quatre mois (prévisions des sorties de trésorerie)
Qualifications et compétences :
- Maîtrise des systèmes ERP ; une expérience avec SAP est un atout majeur
- Compétences de base en Excel
- Capacité à s'adapter à de nouvelles implémentations ERP
- Solides connaissances en matière de rapprochements inter-sociétés et de conversion des devises étrangères
- Bonne compréhension des principes comptables et des processus de fin de mois
- Expérience en matière de déclaration de la taxe de vente canadienne (TPS/TVQ/TVH)
- La connaissance des déclarations fiscales des non-résidents (NR4) est un atout
Autre exigence linguistique : anglais
- Niveau de maîtrise requis : avancé
- Raisons de l'exigence linguistique : communication avec les clients, collaboration au sein de l'équipe interne, soutien aux opérations dans une autre région, relations avec des partenaires ou des parties prenantes de cultures différentes, conformité légale ou réglementaire
- Fréquence d'utilisation : constante (pour presque toutes les tâches)
Veuillez envoyer votre CV au format Word à Maia Slivinschi à l'adresse maia.slivinschi@quantum.ca.
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Numéro du permis CNESST : AP-2000158 et AR-2000157
Toutes les candidatures sont examinées par notre équipe de recrutement, et les décisions d’embauche sont prises par des personnes. Nous pouvons également utiliser des outils dotés d’intelligence artificielle pour soutenir certaines étapes du processus d’examen des candidatures.
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Position: Accounts Payable Specialist
Location: Saint-Laurent, QC (hybrid)
Salary: $65K to $75K + 100% paid benefits, 3% RRSP match, 3 weeks 6 PTOs + 4 sick days
Position Summary
The Accounts Payable Specialist is responsible for managing the full accounts payable cycle, supporting month-end close activities, maintaining accurate financial records, and ensuring compliance with tax and reporting requirements. This role works closely with the Administrative Assistant and the Logistics Manager and plays a key role in maintaining strong vendor relationships and supporting treasury and audit functions.
Key Responsibilities:
Accounts Payable
- Post all vendor invoices in SAP
- Review and post all employee travel expense reports in SAP
- Review supporting documentation from the Administrative Assistant and Logistics Manager prior to invoice posting, and investigate and resolve discrepancies
- Prepare monthly agent commission schedules and process payments
- Prepare weekly vendor payments, including initiating payments through the banking platform
- Send payment notification emails to vendors
- Post all cleared vendor payments in SAP
- Respond to vendor inquiries
- Prepare weekly treasury reports in Excel to reconcile and balance cash inflows and outflows
- Post journal entries in SAP
- Prepare and file GST/QST/HST returns for Quebec and other provinces
- Prepare NR4 (non-resident tax) forms and process related payments
- Reconcile balance sheet accounts
- Provide required documentation and support for the annual external audit
Month-End Responsibilities
- Prepare bank reconciliations for domestic and foreign currency accounts
- Prepare and post journal entries related to accruals and prepaids
- Perform intercompany reconciliations (approximately 10 files)
- Prepare four-month cash flow planning (forecasting cash outflows)
Qualifications & Skills:
- Proficiency in ERP systems; SAP experience is a strong asset
- Basic Excel skills
- Ability to adapt to new ERP implementations
- Strong knowledge of intercompany reconciliations and foreign currency translation
- Solid understanding of accounting principles and month-end processes
- Experience with Canadian sales tax reporting (GST/QST/HST)
- Familiarity with non-resident tax filings (NR4) is an asset
Other Language Requirement: English
- Level of Proficiency Required: Advanced
- Reasons for Language Requirement: Communication with clients, Internal team collaboration, support operations in another region, Rapport with partners or stakeholders from different cultures, Legal or regulatory compliance
- Frequency of Use: Constantly (for almost every task)
Please send your resume in Word format to Maia Slivinschi at maia.slivinschi@quantum.ca.
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CNESST permit numbers: AP-2000158 & AR-2000157
All applications are reviewed by our recruitment team, and hiring decisions are made by people. We may also use AI-enabled tools to support parts of the application review process.
